Antes de la pandemia, muchas empresas ya utilizaban la aplicación de videoconferencias Zoom para sus reuniones de negocios y entrevistas, además de otros fines. Pero, en estos días de hoy, muchas personas se enfrentan a largos días sin contacto directo con sus amigos y familiares y están comenzando a usar Zoom para sus reuniones familiares o entre amigos.

La siguiente guía rápida, está creada para aquellos que nunca han utilizado Zoom o que aún no están familiarizados con todas sus funciones (o que lo han usado con amigos, pero quieren comenzar a iniciar sus propias reuniones).

En la guía para Zoom, se incluyen consejos sobre cómo empezar a utilizar la versión gratuita de Zoom. Una cosa importante, que debes tener en cuenta, antes de comenzar con Zoom; es que las llamadas grupales de Zoom están limitadas a 40 minutos. Eso sí, las videollamadas individuales pueden durar todo el tiempo que desees.

Si deseas tener conversaciones más largas sin interrupciones (además de otras funciones extra más) debes pagar el plan Pro de Zoom (+- 140 € al año), o bien probar, con alguna otra aplicación alternativa.

Cómo registrarse en Zoom

Lo primero que debes hacer, por supuesto, es registrarte en el servicio de Zoom. Puedes hacerlo desde tu ordenador, tu portátil o desde tu teléfono móvil.

Cómo registrarse en Zoom desde su página web

  1. Ve a la página de registro de Zoom. Es posible, que primero se te pida agregar tu fecha de nacimiento. Porque si tiene menos de 16 años, en principio, no tienes permitido crear una cuenta de Zoom (excepto que sea una cuenta escolar).
  2. A continuación, verás algunas opciones para crear una cuenta. En la parte superior, puedes ingresar tu correo electrónico en el cuadro con la etiqueta “dirección de correo electrónico del trabajo”. Si haces esto, continuarás con el paso dos. Aunque Zoom te solicite un correo electrónico de trabajo, un correo electrónico personal también funcionará.
  3. Si no deseas usar un correo electrónico. Puedes crear una cuenta haciendo clic en los botones de inicio en Zoom a través de las Redes Sociales. Puedes pulsar sobre “Iniciar sesión con Google” o “Iniciar sesión con Facebook”. Después de iniciar sesión, se descargará la aplicación de escritorio de Zoom y ya podrás continuar desde el paso 7.
  4. Si ingresas con un correo electrónico, Zoom te enviará un correo electrónico de activación a esa dirección. Deberás entrar a tu correo, y hacer CLIC en el botón de “Activar Cuenta” dentro del correo electrónico o bien, copiar y pegar la URL de activación en el navegador para activar la cuenta.
  5. A continuación, en la página que se abre en tu navegador web, se te preguntará si te estás registrando en nombre de una escuela. Suponiendo que no lo estés haciendo. Haz CLIC en el botón “No” y luego en “Continuar”.
  6. En la página siguiente, agrega tu nombre y apellidos, junto a una contraseña de acceso.
  7. En la página siguiente, puede invitar a otras personas a crear una cuenta de Zoom gratuita a través de tu correo electrónico. Si lo deseas, puedes omitir este paso.
  8. A continuación, se te proporcionará un enlace a la URL de tu sala personal y tendrás la opción de hacer CLIC en el botón naranja para “Iniciar Reunión Ahora” si quierse comenzar con una reunión. Si copias la URL en el navegador o haces CLIC en el botón naranja, se te pedirá que descargues la aplicación de escritorio de Zoom, y tendrás que seguir los pasos que se te indiquen para su instalación.
  9. Una vez que haya instalado la aplicación de Zoom, verás los botones de “Unirme a una reunión” e “Iniciar sesión”, para comenzar tu reunión de prueba. Haz CLIC en “Iniciar sesión”.
  10. En la siguiente pantalla, ingresa el correo electrónico y la contraseña que acabas de usar para registrarte en Zoom, y si te registraste con los botones de “Iniciar sesión con Google” o “Iniciar sesión con Facebook” haz CLIC en esos botones. Y sigue las instrucciones.
  11. Una vez que haya iniciado sesión, asegúrate de estar en la pestaña de “Inicio” y luego haz CLIC en el botón naranja de “Nueva reunión” dentor de la aplicación de Zoom, para comenzar tu reunión.

Cómo registrarse en Zoom desde el smartphone

Si te registras en Zoom usando la aplicación móvil, el proceso es similar a como en la web.

  1. Descarga la aplicación para Android o iOS. Cuando abrás la aplicación por primera vez, se te presentarán las opciones para unirte a una reunión, registrate en Zoom o inicia sesión en tu cuenta de Zoom. Toca en “Registrarse”.
  2. A continuación, se te pedirá que confirmes tu edad.
  3. Una vez que haya hecho eso, en la siguiente pantalla, se te pedirá que ingreses la dirección de tu correo electrónico y tu nombre y apellidos. Una vez que lo hagas, solamente debes pulsar en “Registrarme” y luego te enviarán un correo electrónico de activación.
  4. Toca el botón de “Activar cuenta” en el correo electrónico que recibirás, o copia y pega la URL de activación en tu navegador móvil.
  5. A partir de aquí, se te pedirá que completes los mismos pasos descritos anteriormente para crear una cuenta, solo que desde tu navegador móvil.
  6. Una vez que llegues a la pantalla en la que te dan la URL para la creación de reuniones personales y el botón naranja de “Iniciar reunión ahora”, simplemente toca cualquiera de ellos y te llevarán directamente a una sala de espera, en la que poder crear una reunión de pruebas.
  7. Para abrir la reunión, toca el botón “Iniciar sesión” en la parte inferior de la pantalla; y en la siguiente pantalla, ingresa tu información de inicio de sesión y pulsa sobre el botón de “Iniciar sesión”.
  8. Listo. Tu reunión de prueba se abrirá en la aplicación.

Cómo iniciar una reunión instantánea en ZOOM

Una vez que te hayas registrado en Zoom e instalado la aplicación, es sencillo iniciar una reunión.

Cómo iniciar una reunión desde la aplicación web de ZOOM

  1. Abre la aplicación.
  2. Haz CLIC en el botón naranja de “Nueva reunión” si deseas iniciar una reunión de inmediato. Se abrirá una ventana de video y una ventana emergente te preguntará si deseas unirte a la reunión usando el audio de tu computadora y si deseas probar el altavoz y el micrófono (si no deseas ver más esa pregunta, debes marcar la casilla de la parte inferior de la ventana emergente).
  3. Para invitar a más personas a la reunión, busca la barra de herramientas que aparece al mover el ratón por la ventana de la reunión y haz CLIC sobre el botón de “Participantes”. Cuando lo hagas, Zoom abrirá una ventana desde la que puedes invitar a tus contactos de Zoom, o enviar un correo electrónico con información sobre cómo acceder a tu reunión de Zoom. También, puedes copiar la URL de tu reunión en tu portapapeles o copiar un mensaje más largo con la URL de su reunión adjunto a otra información. Debes fijarte, de que en ese mismo menú, vas a encontrar la contraseña de acceso a tu reunión. Cuando estés listo, haz CLIC en el botón de “Invitar”.

Cómo iniciar una reunión desde la aplicación móvil de ZOOM

  1. Entra a la aplicación, toca el botón de “Nueva reunión”.
  2. Elige si deseas iniciar la reunión con la URL de la reunión que ya has iniciado o sí, deseas utilizar tu ID de reunión personal (no recomendado). Luego, toca en “Iniciar una reunión”.
  3. Para invitar a más personas a tu reunión, toca en “Participantes” en la fila inferior de iconos y luego toca el botón de “Invitar” en la parte inferior de la siguiente pantalla. Cuando lo hagas, podrás enviar una invitación / mensaje. A través de una variedad de una amplia variadad de servicios; como por ejemplo: Messenger, Whatshap o Gmail. Invita a tus contactos de Zoom o copia el enlace de invitación al portapapeles de tu teléfono.

Cómo programar una reunión en Zoom

Vamos a ver las dos posibles opciones, para programar reuniones de Zoom, si lo que deseas es organizar tu trabajo para un futuro próximo. O bien, crear la programación desde la aplicación web, o bien, desde el teléfono móvil.

Programar una reunión en ZOOM desde la aplicación web

  1. Haz CLIC en “Programar”.
  2. Una ventana emergente le dará una variedad de opciones, incluido el tema de la reunión, el tiempo, si usará una “sala de espera” (en otras palabras, si cada participante tendrá que pedir permiso para ingresar a la reunión) y si es una reunión recurrente.
  3. Si hace clic en “Opciones avanzadas”, puede decidir si los participantes pueden unirse antes de que llegue el anfitrión, si los participantes deben estar silenciados al ingresar y si desea grabar automáticamente la sesión.

Nota: puede elegir si desea que se genere automáticamente una ID de reunión única o si desea utilizar su ID de reunión personal (que no cambia). Le recomendamos encarecidamente que haga lo primero; al usar una identificación única, es mucho menos probable que esté sujeto a “Zoombombing”, que es cuando los trolls se hacen cargo de sus reuniones de Zoom.

La reunión programada será visible en la ventana de Zoom inicial, donde puede iniciarla o eliminarla.

Programar una reunión en ZOOM desde la aplicación móvil

  1. Haz CLIC en “Programar”.
  2. Selecciona la fecha, la hora y la zona horaria de la reunión y si debe repetirse a lo largo del tiempo. Elige si deseas utilizar tu ID de reunión personal; o de lo contrario, si deseas generar un identificador única (está segunda opción, es mucho más recomendable, por seguridad).
  3. Selecciona y configura las opciones de seguridad, como las contraseñas y las salas de espera.
  4. Desde “Opciones avanzadas” puedes elegir, algunas opciones de configuración más; como por ejemplo, permitir que los participantes se unan antes que el anfitrión o grabar automáticamente la reunión, también puede agregar la reunión automáticamente en un calendario.
  5. Pulsa sobre “Listo” (Android) o sobre “Guardar” (iOS) en la esquina superior derecha.

Cómo invitar personas a tus reuniones de ZOOM

Existen diferentes formas de invitar personas a una reunión de Zoom. Bien, si estás utilizando la aplicación de escritorio de ZOOM o la aplicación móvil de ZOOM. Haz CLIC o toca sobre la pestaña reuniones y desde allí:

  1. Desde la página principal de la aplicación de escritorio, deberías ver tu reunión programada al lado derecho. Haz CLIC en los tres puntos a la derecha del título de la reunión y luego selecciona “Copiar invitación” para copiar la URL, la ID y la información de acceso telefónico a tu reunión de Zoom en tu portapapeles. Luego puedes enviarlo por correo electrónico o mensaje de texto, también puede hacer CLIC en la pestaña de Reuniones y luego CLIC en el botón de “Copiar invitación” que se muestra en la pantalla.
  2. Desde la aplicación móvil, toca el botón de “Reuniones” en la parte inferior de la pantalla. Al tocar el botón “Enviar invitación” podrá enviar una invitación a un mensaje o a través de una variedad de servicios como Messenger, Whatshap, Gmail, etc. Invita a sus contactos de Zoom o copia el enlace de invitación al portapapeles de tu teléfono para enviarlo a quién desees.

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