Si quieres lograr un trabajo óptimo en un proyecto, debes saber qué es un backlog, sus componentes y las reglas para mantenerlo.
Suena simple pero en realidad no son infrecuentes las situaciones en las que el backlog adquiere enormes dimensiones y el tiempo necesario para resolver todas las tareas, requiere no de meses, sino de años.
En este artículo vamos a revisar cuáles son las tareas de un backlog, qué debe contener y cómo se debe optimizar correctamente para que el trabajo sea efectivo.
¿Qué es un retraso?
Los desarrolladores usan este término para referirse a una lista de tareas clasificadas por su clasificación de importancia. Se compila sobre la base de la hoja de ruta del proyecto y sus requisitos.
Al comienzo de la cartera de productos están las tareas más importantes que el equipo debe completar primero.
Al mismo tiempo, la velocidad de su implementación no se ve afectada por los deseos del propietario que no domina a los desarrolladores.
Los miembros del equipo eligen las tareas atrasadas para trabajar tan pronto como tengan los recursos adecuados; se pueden ejecutar tareas en iteraciones (scrum) o sin paradas (kanban).
Las tareas pendientes deben almacenarse en un rastreador. Solo se debe usar un sistema para encontrar errores, realizar un seguimiento de los requisitos del propietario y los elementos de la lista de verificación completa.
Si aparece una nueva tarea para los miembros del equipo, se debe agregar a la lista de trabajos pendientes.
Diferencias entre la acumulación de productos y la acumulación de sprints
Una cartera de productos es una lista estructurada de componentes, tareas y una lista de características que se deben implementar como parte del desarrollo de un proyecto.
El propietario del producto o gerente de producto presenta el backlog al equipo de desarrollo capaz de proporcionar una descripción de sus principales elementos durante la reunión en la que se realiza la planificación del sprint.
Para describir los elementos de la lista de tareas, es importante utilizar términos que sean comprensibles para todos, evitando los nombres más especializados.
Es importante que las tareas sean claras para todos los que trabajan en el proyecto. La lista de tareas debe reflejar todos los cambios y nuevos requisitos para el producto.
A su vez, el sprint de backlog es una lista de tareas específicas para la implementación de elementos ya seleccionados para el trabajo.
Se crea una lista de tareas de optimización que los desarrolladores realizarán durante el próximo sprint, así como las opciones para su implementación.
La acumulación de productos y sprints son dos componentes separados de la metodología de gestión de proyectos (Scrum). A menudo se confunden, pero difieren significativamente en su significado.
Ambos elementos se pueden mostrar en forma de una hoja de cálculo estándar de Excel. Es más probable que los “gerentes de productos” experimentados utilicen aplicaciones de gestión de proyectos dedicadas para presentar los trabajos pendientes de productos y sprints.
Tales herramientas proporcionan una visualización efectiva del progreso del proceso de desarrollo.
La acumulación de productos se forma durante la planificación del primer sprint. A su vez, la acumulación de Sprint debe crearse durante el desarrollo del plan para cada Sprint individual.
Por lo tanto, la acumulación de productos se mantendrá durante todo el trabajo del proyecto y la lista de tareas de Sprint existe solo durante 7 a 14 días, mientras se trabaja en el siguiente Sprint.
Componentes de la cartera de pedidos
Conjunto de trabajo pendiente estándar: Las tareas y sus prioridades. Cuanto mayor sea el número, mayor será la prioridad y las brechas significativas entre los números (100, 300, 600, 2000, etc.) que permiten varias combinaciones.
En cualquier momento se puede insertar una tarea adicional entre las existentes.
Los criterios clásicos de priorización de backlog pueden ser: Beneficios comerciales, costos (o recursos requeridos) y posibles riesgos (el impacto positivo de la introducción de una determinada parte del producto o el impacto negativo de la ausencia de una característica).
Para todo el proceso de creación de un producto, dos secciones en la cartera de tareas no serán suficientes, por lo que se agregan otros campos. A saber:
Descripción detallada de metas y deseos
Una lista perfecta de tareas de trabajo es aquella en la que se indica una tarea específica en cada línea.
Si los deseos específicos del propietario del producto no se presentan en su totalidad, es difícil comprender su significado completo, por lo que cuanto mayor sea la prioridad de la tarea más detallada debe ser su presentación.
Cuanto más bajo sea el nivel de la tarea pendiente, más detallada será la descripción; también hay un gran inconveniente: Cuanto más alta es la tarea en la lista, más detallada es la presentación necesaria.
Posibles dificultades
Se pueden medir en horas, pero a menudo los desarrolladores recurren a unidades de medida arbitrarias, como son los denominados Story Points.
Un punto es una tarea pendiente clásica y todo el resto se evaluará en relación a él.
Clasificación de categorías
Las tareas se pueden agregar a la lista por varias razones, por regla general, estos son pensamientos y suposiciones pero a veces se basan en comentarios de los clientes así como en parámetros técnicos que requieren modernización.
En este caso, sería bueno distribuir las tareas en ciertas categorías usando; por ejemplo, el reformateo.
Iniciador o propietario de la tarea
Un ejemplo de acumulación de productos es un sistema de crecimiento lento que crece significativamente con el tiempo.
Por lo tanto, después de varios meses puede ser muy difícil recordar quién, a qué hora y lo que es más importante; por qué se aconsejó “pintar el botón de rojo”, eliminar un campo de envío o agregar otra categoría de entrega.
Una sección como esta sería muy útil. En este sentido, vale la pena establecer la fecha en que se agregó la tarea a la lista y su iniciador, pero se debe tener en cuenta que a mayor número de columnas, más difícil es mantener el backlog actualizado.
Estado
La columna puede ser útil para un proceso de filtrado rápido, así como para seleccionar tareas de sprint específicas y para monitorear fácilmente el desarrollo.
No hay campos obligatorios, mucho depende del proyecto en sí y de los pasos que se tomen para desarrollarlo. Por lo tanto, si es necesario agregar columnas individuales, siempre existe esa oportunidad.
El objetivo principal es mantenerlos actualizados.
Priorización de tareas en el backlog
Dependiendo de la etapa de trabajo en el proyecto, las tareas pueden estar sujetas a diversos grados de detalle.
La mayoría de las solicitudes del proyecto se filtran y registran, pero las que se pondrán en marcha en un futuro próximo están sujetas a una descripción detallada.
Si cada tarea se analiza en detalle, pronto perderá toda su relevancia.
Para asignar una prioridad a un trabajo, al menos dos identificadores deben coincidir: Qué tan importante es en términos de procesos comerciales y cuánto costará crearlo.
El propietario del producto determinará el primer indicador y el equipo evaluará el análisis del trabajo general al comienzo de la planificación de este sprint.
Por ejemplo, para actividades comerciales, una tarea de nueve puntos será muy significativa y en términos de complejidad del trabajo, serán cuatro “story points” (puntos de dificultad calculados en comparación con otras tareas).
En realidad, el procedimiento de evaluación es mucho más difícil de lo que parece y suele ser controvertido.
Pedidos atrasados
Dado que en el curso del trabajo del proyecto se puede dar la aparición de nuevos competidores en el nicho de mercado, cambios en el costo, requisitos del mercado y otras condiciones que afectan al producto final; la cartera de pedidos debe actualizarse constantemente.
Como se señaló anteriormente, hay una serie de herramientas que los gerentes de producto usan para crear un backlog.
Estas son la hoja de ruta del producto, las historias de los usuarios y el mapa de viaje del cliente. Revisemos cada uno de ellos por separado:
- La hoja de ruta del producto visualiza las tareas y las propiedades generales del producto, las formas de su desarrollo y la etapa de creación. En la mayoría de los casos, este documento no contiene detalles individuales pero incluye los plazos para completar las tareas y también permite calcular el tiempo para su finalización.
- Las historias de usuarios simplifican la preparación de requisitos y contribuyen a una comprensión más precisa de los usuarios. Esta herramienta tiene la forma de una descripción concisa de aquellos momentos que están asociados a la lista de deseos del usuario y una explicación de por qué se necesita.
- El mapa de viaje del cliente visualiza las metas, emociones del cliente y los obstáculos que se presentan en su camino. Dicho mapa de la ruta del cliente debe formarse para cada historia de usuario. El mapa de viaje del cliente ayuda a identificar los puntos débiles del producto y permite priorizar con mayor precisión el trabajo de los desarrolladores. Al igual que los documentos anteriores, debe revisarse y actualizarse constantemente.
Considera el proceso de desarrollar una cartera de productos utilizando las tres herramientas presentadas anteriormente:
- Enumera las características que se planean implementar en el producto y clasificarlas en orden de importancia utilizando una hoja de ruta del producto.
- Formula historias de usuarios (user stories) para cada característica individual y analiza su valor para un cliente potencial.
- Determina las principales características que tendrá el futuro producto, ordénalas por orden de importancia y añádelas a la cartera de productos.
- Anota los plazos previstos para completar las tareas y determina los miembros del equipo responsables de cada una de ellas.
- Organiza una reunión con el equipo de desarrollo, analiza el trabajo pendiente o completado y realiza los ajustes necesarios.
El establecimiento de metas dentro del backlog de producto se realiza de acuerdo a la metodología SMART. Es necesario anotar en detalle todos los elementos que son importantes para el trabajo de uno o dos próximos sprints.
Es probable que otras tareas requieran ajustes en función de los resultados de los primeros sprints y la retroalimentación.
Es importante recopilar escrupulosamente todos los datos necesarios y recordar analizar y actualizar constantemente la cartera de productos.
Preparación y reposición de pedidos pendientes
La preparación de la cartera de pedidos es un proceso de refinamiento y ajuste constante del proyecto. El proceso asociado a la investigación, sistematización de los componentes del proyecto y la priorización.
Con la rehabilitación de la cartera y las medidas para optimizarla, se busca introducir nuevos elementos, estimaciones y asegurar la ordenación de las etapas del plan. Hasta el 10% del tiempo de los desarrolladores se dedica a la renovación.
¿Quién puede hacer cambios a un plan de trabajo existente?
- Los miembros del grupo de trabajo que crea el producto.
- Propietario del producto, miembro del equipo que actúa como experto y autoridad supervisora: tales personas pueden ajustar la dirección del desarrollo y la prioridad de las tareas.
- El Scrum Master es responsable de mejorar el desempeño de los miembros del equipo.
Otros especialistas también podrán participar en las actividades de actualización de la lista de tareas.
¿Qué incluye la limpieza del backlog?
- Revisión detallada de los requisitos del propietario del producto.
- Disposición de las opciones de producto necesarias en función de su complejidad y prioridad.
- Re-análisis de tareas aprobadas y nuevas.
- Agregar nuevas descripciones y elementos al backlog.
- Detalles del plan de agrupación.
- Dividir tareas a gran escala en etapas separadas.
- Elaboración de inconsistencias y elementos que no corresponden a la lógica de tareas.
La acumulación de refinamiento implica la eliminación de “elementos adicionales” del plan existente. La actualización de la lista de tareas permite optimizar el empleo de los desarrolladores y eliminar tareas innecesarias.
Este proceso simplifica la programación de grupos de trabajo y elimina la incertidumbre en la lista de deseos del propietario del producto.
Gracias a la actualización constante de las tareas es posible evitar el trabajo repetido en puntos individuales del plan y su posterior modificación. Así, se optimiza el trabajo de los desarrolladores y se acelera el proceso de implementación de todo el proyecto.
Si se quiere optimizar el trabajo del grupo de trabajo, es necesario prever la organización del “grooming” en forma de reuniones cortas con una frecuencia determinada en función de las condiciones de trabajo existentes y las necesidades del proceso.
Por regla general, estas reuniones de los miembros del equipo de desarrollo se llevan a cabo una o dos veces por semana, antes de pasar a una nueva etapa de trabajo en el producto.
Reducción de la cartera de pedidos
Vale la pena señalar que una lista de trabajos pendientes activos demasiado extensa puede indicar una incapacidad para priorizar y es una señal de un enfoque poco profesional para organizar el proceso.
Un especialista experimentado siempre podrá compensar la insuficiencia de recursos con cálculos precisos, acordando con los participantes la eliminación de elementos atrasados o el análisis posterior del volumen de tareas.
Además, también se pueden tener en cuenta los principios de desarrollo y agregar miembros adicionales al grupo de trabajo.
Se debe de tener en cuenta de que el gestionar mediante grandes cantidades de información pendiente en cada reunión, no siempre es la mejor solución para todo.
Gracias a esta recomendación, la optimización del backlog está asegurada. No tienes que pasar mucho tiempo presentando tareas en las reuniones del equipo de desarrollo y escuchando comentarios sobre ellos una y otra vez.
No hay un consejo único para todos, pero hay algunas cosas que puedes hacer para facilitar el trabajo pendiente:
Realizar un análisis de la pertinencia de las tareas
Quizás algunas tareas, fueron iniciadas por aquellos participantes que abandonaron el proyecto hace mucho tiempo o perdieron todo interés en él.
Comprabar si existen tareas duplicadas
Ejemplos de esto, serían muchos elementos idénticos pero redactados de manera diferente en una lista.
Realizar cálculos sobre los costos de mano de obra y la duración de la implementación del backlog
Quizás solamente una única lista de tareas puede parecer un desarrollo largo y tedioso, pero en la práctica teniendo en cuenta la planificación profesional del trabajo, quizás se le pueda hacer frente en unos pocos meses.
Los números son cosas obstinadas y no se puede discutir con ellos. Es necesario obtener la mayor cantidad de información detallada posible sobre las fuentes de las asignaciones.
Es posible que casi todas las tareas sean iniciadas por un “departamento de administración” no clave en las decisiones finales y si se quiere optimizar el proceso, se deberían prohibir ciertos apartados por un tiempo.
Establece reglas claras para eliminar elementos del trabajo pendiente
Quizás valga la pena poder “dispersar” los elementos más importantes de una larga lista de tareas, suspendiendo temporalmente todas las preguntas dedicadas al diseño u otras funciones adicionales.
Sí, aquí necesitarás la capacidad de explicar esta decisión al propietario del producto y decirle que puedes ser capaz de trabajar en la “sombra de los botones” más adelante.
No siempre es fácil, pero también es el trabajo de un buen gestor de los trabajos pendientes.
Utiliza herramientas de priorización como MoSCoW, Kano, etc
Dicho sistema debería permitir realizar la limpieza máxima de la lista de tareas con baja prioridad. En la versión más simple, primero puedes hacer un análisis de Valor / Esfuerzo y construir sobre el resultado.
Seguir un conjunto de medidas similar al descrito anteriormente, a menudo, trae los resultados deseados.
La optimización de la cartera de pedidos, independientemente del producto que se esté desarrollando, es un elemento esencial del conjunto de herramientas de gestión.
Un especialista en gestión de proyectos con experiencia, utilizando herramientas especiales, siempre puede lidiar con el retraso y convertir la gestión de proyectos en un proceso muy interesante.