Cada uno interpreta los principios de la gestión del tiempo a su manera. Algunas personas la reducen a tres puntos clave: Priorizar, planificar y estructurar tareas.
Otras, desarrollan más de una docena de principios de diversos grados de importancia.
En realidad, no importa la cantidad de principios existentes, lo único que importa es el significado subyacente.
Lo más importante en la gestión del tiempo, por estúpido y simple que parezca, es aprender a gestionar el propio tiempo.
Cuando se dominan los conceptos básicos de esta compleja ciencia, ya puedes pasar a tareas más complejas: Como optimizar el control.
En este artículo se muestra cómo comprender y aceptar los principios básicos de la gestión del tiempo y a dejar de tener miedo al reloj.
Consecuencias de la falta de gestión del tiempo en la vida
Probablemente, cada uno de nosotros es muy consciente de la situación en la que experimentamos estrés por falta de tiempo, los plazos agotadores y la necesidad urgente de apresurarse constantemente para tener tiempo para completar al menos una parte de las tareas diarias y proyectos de trabajo.
Siempre nos prometemos que de ahora en adelante comenzaremos a planificar mucho más cuidadosamente y con anticipación todas las tareas y tal vez incluso rehacer todo lo pendiente.
¿Qué camino tomar para trabajar de la manera más productiva posible? ¿Resolver tareas secuencialmente una tras otra, o realizar varias tareas al mismo tiempo?
Deberíamos de pararnos a pensar, ¿En qué situación pensamos especialmente en nuestra propia efectividad?
Cuando los plazos se agotan para todas las tareas importantes, el correo electrónico y los servicios de mensajería instantánea están repletos de nuevas cartas e mails sin leer y el teléfono lleno de llamadas.
Es en tales circunstancias que normalmente queremos trabajar aún más duro y más rápido y el cerebro ya tiene dificultad para concentrarse incluso en las tareas más prioritarias.
La sobrecarga cerebral ocurre cuando se recibe demasiada información en poco tiempo. La sensación de caos surge de la necesidad de responder casi simultáneamente a todos los datos de entrada disponibles.
Al mismo tiempo, el propio cerebro genera confusión adicional en forma de pensamientos proactivos y reactivos.
Unos importantes científicos británicos demostraron que una persona puede concentrarse tanto como sea posible en no más de 9 factores.
Cualquier cosa que vaya más allá de este indicador es percibida instantáneamente por el cerebro como un peligro, como resultado de lo cual aumenta la producción de adrenalina y bloquea el pensamiento lógico.
En nuestros antepasados de las cavernas, tal reacción fue la base de la supervivencia: Al encontrarse con depredadores salvajes, una persona -bajo la influencia de la adrenalina- huyó o atacó a esas peligrosas bestias.
El cerebro funciona de la misma manera en estos días y su reacción ante las amenazas es exactamente la misma.
Habiendo asumido un proyecto grande, hacemos todo lo posible para cubrir de inmediato todo el campo de información disponible, pero el cerebro por su propia naturaleza, no es capaz de hacerlo.
Como resultado, nos sentimos cansados, inquietos, frustrados e irritados, incluso cuando la jornada laboral ha terminado.
La adicción al trabajo es una enfermedad a la que casi todos estamos sujetos de vez en cuando.
Las dos razones principales de su aparición: La hiper responsabilidad y la adicción a la adrenalina por la acumulación de problemas (una persona se crea una gran cantidad de problemas para vencerlos heroicamente en la próxima liberación de adrenalina en la sangre).
¿Qué es la gestión del tiempo?
Cualquier preescolar de hoy sabe que la gestión del tiempo es la gestión del tiempo. Cualquiera que haya logrado dominar los principios y las herramientas de la gestión del tiempo sabe cómo administrar su tiempo de manera efectiva, planificar su propio día laboral (semana, mes e incluso año) de manera productiva y también puede priorizar todas las tareas actuales.
Nikolai Evgenievich Vvedensky, un conocido fisiólogo ruso, argumentó que “nos cansamos y nos agotamos no porque trabajemos duro, sino porque trabajamos mal, trabajamos de manera desorganizada, trabajamos estúpidamente”.
Probablemente, todas las personas podemos llegar a notar esto por nosotros mismos; peor si la jornada laboral no está claramente planificada de acuerdo con las tareas, constantemente asumimos una cosa y luego otra, no podemos concentrarnos en una tarea en particular durante mucho tiempo.
Como resultado, al final del día entendemos que no hay nada sensato realizado a lo largo de todo el día conjunto a una gran sensación de incapacidad e impotencia.
Veamos esta situación con ejemplos específicos. Supongamos que tenemos dos estudiantes:
Uno de ellos, al llegar a casa después de clase, alarga el proceso de hacer los deberes por varias horas porque se distrae constantemente con juegos y otras actividades inútiles.
El segundo se concentra en las lecciones tanto como sea posible y las enfrenta en solo una hora, liberando el tiempo restante para caminar o descansar.
¿Cuál de los dos ha dominado mejor los principios de la gestión eficaz del tiempo?
Vayamos más lejos con estos ejemplos. Pasó el tiempo y los chicos se graduaron de la escuela y se convirtieron en dueños de negocios.
Cada uno de ellos tiene varias empresas operativas, muchos subordinados y decenas de tareas diarias que deben resolverse durante las horas de trabajo.
El primero de ellos, según su viejo hábito, se distrae constantemente con asuntos que no funcionan y posterga la tareas, para finalizarlas a prisas; tratando de resolver todo de una vez y como resultado, no tiene tiempo para nada.
Después de un tiempo, llega al agotamiento profesional, porque absolutamente nadie en este mundo puede trabajar al límite de sus capacidades en modo 24/7.
El segundo, por el contrario, pone en marcha todas las cuestiones y tareas laborales; por lo que puede permitirse dedicar sólo unas pocas horas al día al trabajo, sin necesidad de perder la rutina y la calidad de las tareas realizadas.
Las técnicas de administración del tiempo ayudan a distribuir el trabajo de manera efectiva y controlar la cantidad de tiempo dedicado a resolver problemas, lo que en última instancia conduce al crecimiento profesional y al desarrollo personal.
Estos métodos se basan en los siguientes componentes:
- Definición clara de metas y objetivos.
- Planificación de la jornada laboral.
- Planificación del tiempo personal y libre.
- Priorización entre tareas y dentro de ellas.
- Gestión de los recursos disponibles.
- Identificar estrategias y tácticas efectivas.
- Hacer listas (tareas y casos).
- Delegación de tareas y asignaciones.
- Fijar el tiempo dedicado a los proyectos.
- Análisis de la eficiencia del tiempo.
Todas estas técnicas se describen en muchos libros sobre este tema.
El más famoso y útil de ellos es probablemente: “Gestión del tiempo sin BS para emprendedores” de D. Kennedy, “Organízate con eficacia” de D. Allen, “¡Hagámoslo: Las claves del Éxito” de R. Branson.
Conceptos erróneos sobre la gestión del tiempo
Mucha gente hoy en día todavía desconfía de la capacidad de organizar eficazmente su propio tiempo. Esto se debe al hecho de que hay muchos conceptos erróneos sobre la gestión del tiempo en la sociedad.
A continuación intentaremos revisar los más comunes.
No puedo controlar el tiempo
Por supuesto, el tiempo se mueve de acuerdo con las leyes del universo y nadie puede influir en él. La gestión del tiempo es la ciencia de la gestión de uno mismo, sus decisiones y acciones.
La gestión del tiempo no funciona
Por lo general, esta frase la dicen aquellos que usaron una técnica de gestión del tiempo y no obtuvieron un resultado sin probar otras técnicas.
Por tanto, llegaron a la conclusión general de que el sistema no funciona.
Además, este concepto erróneo a menudo lo cometen aquellos que no se motivan lo suficiente, establecen tareas confusas o las priorizan incorrectamente.
Necesitas trabajar más duro para administrar tu tiempo
La gestión eficaz del tiempo no se basa en el deseo de hacer más cosas, sino en la capacidad de resaltar las tareas más importantes y trabajar exclusivamente en ellas.
Sin distracciones con asuntos superfluos y controlando los hábitos para lograr la máxima productividad.
La gestión del tiempo está desprovista de un componente creativo, no hay lugar para la espontaneidad en ella
Este concepto erróneo debe su aparición a los primeros cursos de gestión del tiempo, en ellos se aconsejaba inicialmente planificar cada minuto del tiempo.
Ahora el énfasis está en centrarse en una cosa y eliminar todas las distracciones.
La capacidad de administrar tu propio tiempo es útil solo para aquellos que constantemente llegan tarde
Otro engaño. Todos los métodos y técnicas tienen como objetivo la planificación eficaz y el logro de objetivos. Cada persona se fija metas, independientemente de si llega tarde al trabajo o no.
La procrastinación no puede ser vencida
Sin duda, todas las personas son diferentes, existen personas más motivadas que otras, existen personas con mayor autodisciplina que otras; pero también hay quienes les cuesta organizar su propio tiempo.
La procrastinación es un fenómeno psicológico y es posible lidiar con ello. Por supuesto, tienes que luchar contra él.
Pero no vayas a los extremos en tus intentos: Algunas personas están tratando de aplicar técnicas de gestión del tiempo en la vida con tanto celo y persistencia que dan vuelta a todas sus herramientas y principios.
El éxito depende únicamente de una gestión eficaz del tiempo
El éxito siempre se basa en las decisiones específicas que tomas. Puedes ser un profesional en la gestión de tu propio tiempo, pero si priorizas tareas que aportan poco o nada, no tendrás éxito.
La gestión del tiempo se basa en métodos universales que se adaptan a todos
Una vez más, recuerda que todos somos diferentes. Algunas personas usan una técnica, otras otra.
No existen métodos universales que funcionen igual de bien para todos y esto se aplica a todo, no solo a la gestión del tiempo.
La gestión del tiempo te ayuda a ahorrar tiempo
No hay milagros, la gestión del tiempo no aumentará el número de horas del día; pero definitivamente te ayudará a hacer todo a tiempo gracias a un mejor enfoque de las tareas y la ausencia de distracciones.
16 Principios fundamentales de la gestión del tiempo
Haz una lista de tareas diarias
Asegúrate de planificar una lista de tareas para el día y arréglala por escrito, así es como el cerebro recuerda y asimila la información de la manera más eficiente posible.
La opción ideal es planificar el tiempo exacto para cada caso.
Por ejemplo: 09:00 – reunión matutina con los empleados, 10:30 – reunión con una agencia de publicidad, 12:00 – reunión con el departamento de producción, etc.
Como resultado tendrás instrucciones paso a paso para todos los días, que te ayudarán a comprender cómo y cuándo hacer todas las cosas planificadas para el día.
Divide las tareas grandes en pequeñas
Las tareas grandes siempre nos asustan con su volumen, psicológicamente tendemos a posponer su implementación para más tarde porque tenemos miedo de su escala y no siempre entendemos por dónde empezar.
Si divide una tarea grande en varias tareas más pequeñas, aparecerá una estructura clara y un plan de acción consistente y que no te dará miedo afrontar.
Realizando tarea tras tarea, no notarás cuán rápido y productivo llegarás al resultado final.
Acierta tus prioridades
Cada día, resalta la tarea (o tareas) más importantes en tu lista de tareas pendientes y dirige hacia ellas el máximo de tus capacidades y recursos.
Comienza a hacerlas y aunque pases a trabajar en tareas actuales más pequeñas, regresa constantemente a la principal.
Tu objetivo debe ser, tener el mayor número de tareas prioritarias completadas al final del día.
Concéntrate y elimina distracciones
Aparta para ti unas horas específicas para el trabajo más intenso y extenuante, durante esas horas nada debe de distrerte y prohibe a los demás que lo hagan. Enseña a jefes, familiares u amigos a no molestarte durante ese tiempo.
No te hagas cargo de asuntos extraños: No respondas llamadas, no leas correos, no pierdas el tiempo respondiendo mensajes de mensajería electrónica.
Esto es lo que, por regla general, consume varias horas de tu tiempo todos los días.
La opción ideal es reservar treinta minutos para esas casos, quizás a primera hora de la mañana y por las tardes o camino al anochecer. Siempre sin pasarte del límite establecido.
Establece bien tus objetivos
Cualquiera de tus objetivos debe estar claramente articulado y específicado, siempre siendo realistas con nostros mismos para poder lograrlo en un período adecuado.
¿Qué objetivos crees que realmente funcionarán y te motivarán más a activar tu acción?
No tengas miedo de subir el listón
Siempre trata de establecer unas tareas más de las que consideres que puedes llegar a lograr, o bien establece plazos algo antes de lo planeado originalmente.
Incluso si de repente no tienes tiempo para cumplir con los plazos, siempre puedes recuperar los plazos que pensabas en primer momento; pero en la mayoría de los casos la emoción y esfuerzo, harán que logres tus objetivos antes de lo pensado.
No tengas miedo de ahorrar tiempo
Los planes claros y los plazos ajustados están en el centro de la mayoría de los principios de gestión del tiempo. Pero en cualquier caso, pueden surgir circunstancias imprevistas.
Por ejemplo, si un proveedor retrasa la entrega de un envío o un empleado clave renuncia en medio de un proyecto importante.
Para que siempre tengas la oportunidad de controlar tales situaciones, no establezcas plazos mínimos para las tareas más grandes, déjalas siempre un pequeño margen de tiempo en caso de que necesites hacer frente a circunstancias de fuerza mayor.
Al hacer asuntos de actualidad, recuerda siempre las tareas principales
Incluso cuando realices pequeñas tareas diarias, recuerda siempre los objetivos más importantes. Analiza la tarea en la que estás trabajando actualmente.
Si contribuyes al logro del objetivo principal, entonces ¡Este es el camino!. Si no, cambia de rumbo.
Delega tareas
No hay personas insustituibles, recuerdalo. Incluso si estás absolutamente seguro de que nadie lo hará mejor que tú, eso no es así.
Es por eso que es importante conocer si se requiere contratar subordinados en los que delegar tareas y asuntos de diario o para derivarles tareas específicas.
Como líder, debes involucrarte en los asuntos globales: La planificación comercial, el desarrollo de estrategias y tácticas, el establecimiento de metas y los planes a largo plazo.
La búsqueda de oportunidades de crecimiento y expansión del negocio, también son aspectos muy importantes.
Aprende a decir no
Este es uno de los principios básicos de la gestión del tiempo. Aprende a decir no a las cosas inapropiadas, inútiles o poco rentables.
Son desastrosos no solo para la cabeza, sino para todo el negocio en su conjunto.
Por lo tanto, no dude en rechazar todas, sin excepción, las ofertas desventajosas o que rompan el foco de los asuntos en los que te encuentras centrado.
No olvides un descanso de calidad
Un empleado 24/7 es una bomba de relojería no solo para los empleados de la empresa, sino también para sí mismo.
Es imposible trabajar constantemente al límite de tus capacidades si descuidas un descanso adecuado y de alta calidad.
No te olvides de tu vida personal, organiza fines de semana, permítete relajarte varias veces a la semana y haz lo que te gusta, por inútil que te parezca. Eso te ayudará a distraer, reiniciar el cerebro, restaurar la fuerza física y mental.
La ventaja más gratificante del descanso de calidad es que tu productividad se disparará.
Vive de acuerdo a tus biorritmos habituales
Vive de acuerdo a tus propios biorritmos, en armonía con tu mente y cuerpo.
No tiene absolutamente ningún sentido levantarse para ir a trabajar a las 6:30 de la mañana si eres un ave nocturna, al menos hasta el almuerzo, su productividad tenderá a cero.
Si eres el jefe de una empresa o tu trabajo te permite ajustar tu horario de trabajo a tus biorritmos, utilizalo. Si trabajas perfectamente y con gusto a las dos de la mañana, tienes derecho a hacerlo.
Date al menos unos minutos
Uno de los principios básicos de la gestión del tiempo. Si no tienes ganas de comenzar una tarea en particular, intenta comenzar dedicándole solo diez o quince minutos.
Desde un punto de vista psicológico, esta táctica es muy exitosa: Una persona desarrolla la sensación de que tiene el control de la situación, ya que conserva el derecho a cambiar de opinión.
En tales condiciones, deja de ver la compulsión de realizar la tarea a gran escala por lo que se vuelve mucho más fácil trabajar; este es el único secreto del éxito de las técnicas pomodoro.
Las tareas pequeñas son lo primero de la lista de tareas pendientes
Esta técnica es la opuesta a la anterior. Se basa en el hecho de que las tareas más pequeñas y sencillas se completan a primera hora de la mañana, para que durante el día no te distraigas con pequeñeces.
Sino que te dediques full time a trabajar en los grandes proyectos.
Esta es la técnica más adecuada si realmente te encuentras ante una tarea que realmente es casi imposible de desgregar en varias tareas más pequeñas. Dígamos, una tarea que se ha convertido en un todo.
Usa el enfoque automático
El método de enfoque automático ofrece escribir todas las tareas en una sola lista y revisarla elemento por elemento para seleccionar la tarea que deseas realizar en ese momento.
Si consigues afrontarlo en la jornada laboral actual, táchalo de la lista; si no, muévelo al final de la lista y selecciona la tarea siguiente.
Así, generando una lista de pequeñas tareas ciclicas que en principio, todas ellas son tareas que tienen una importancia similar.
Técnicas de tiempo fijo
Esto incluye técnicas para completar tareas mediante un temporizador establecido. Ayudan a aumentar la eficiencia general en la resolución de problemas, entrenan la concentración y la fuerza de voluntad, estiman correctamente el tiempo y controlan sus propias expectativas.
“El Principio Pomodoro” del gurú de la gestión del tiempo F. Cirillo
Según esta técnica, se denomina tomate (o pomodoro) a un cada período de treinta minutos, de los cuales 25 minutos se dedican al trabajo y 5 minutos al descanso y asuntos no laborales. Después de dos horas de trabajo según esta técnica, se puede tomar un descanso de media hora.
Como curiosidad: El método lleva el nombre del tomate, porque F. Cirillo trabajó originalmente en un reloj de cocina en forma de un pequeño tomate.
Método “90/30”, cuyo autor es T. Schwartz
Según esta técnica, se deben dedicar 90 minutos al trabajo y 30 minutos para descansar. También existe una variación de la técnica, según la cual se dedican 52 minutos a un trabajo intensivo y 17 a un descanso placentero.
Estos métodos son similares a los principios de la gestión del tiempo para establecer plazos: Fijan claramente el tiempo que se debe dedicar al trabajo intensivo de las tareas.
Los numerosos pequeños descansos ayudan a distraer, descargar y recuperar el cerebro y la concentración.
Si quieres seguir estas técnicas, recuerda que los descansos son tan importantes como el período de concentración máximo en el período de trabajo.
Si quieres que estas técnicas tengan éxito, debes descansar durante el tiempo prescrito y luego continuar trabajando en las tareas dentro del tiempo establecido.
Usar el método kanban
Esta técnica ayuda perfectamente a repartir tareas y la carga de trabajo entre los empleados, pudiendo cumplir los plazos establecidos.
En la versión clásica, el método se implementa como una tabla de tres columnas: “Por hacer”, “En proceso”, “Terminado”.
El número de columnas y sus nombres son variables y pueden cambiar según las características específicas de su empresa y los proyectos en los que se esté trabajando.
Inicialmente, absolutamente todas las tareas caen en la primera columna, pero tan pronto como alguien comience a trabajar en una determinada tarea se moveran a la segunda columna.
Las tareas completadas se mueven a la tercera columna.
Esta técnica permite evaluar visualmente el progreso de las tareas actuales, así como la carga de trabajo y la productividad de cada trabajar que las realiza.
Principios de Eisenhower en la gestión del tiempo
La metodología inventada por el trigésimo cuarto presidente de los Estados Unidos de América, se basa en la distribución de todas las tareas, casos actuales y futuros en cuatro categorías dentro de una matriz.
Según su prioridad y plazos:
Tareas prioritarias y urgentes: por completar
Son cosas con plazos claramente definidos que hay que hacer. Si no se siguen, habrá consecuencias negativas.
Tareas prioritarias y no urgentes: inclúyalas en el plan
Son casos sin plazos claramente definidos que necesitas para tu desarrollo personal y profesional. Deben planificarse para no perderlos de vista en la masa general de tareas actuales y más importantes.
Por ejemplo, inscribirse en cursos de formación avanzada, asistir a una clase magistral de dibujo, etc.
Tareas no prioritarias y no urgentes – delegar
Todas las asignaciones simples y rutinarias y los casos que no requieran altas calificaciones y habilidades profesionales especiales deben delegarse a sus subordinados. Al mismo tiempo, liberará tiempo para resolver problemas globales.
Por ejemplo, la organización de la lista de correo y los blogs se pueden delegar fácilmente a los empleados.
Eliminar tareas no prioritarias y poco urgentes
Esto incluye todas las actividades que no aportan ningún beneficio y no contribuyen al logro de los objetivos globales. Como regla general, toman mucho tiempo, por lo que debe controlarlos o eliminarlos por completo.
Por ejemplo, debes dejar de perder el tiempo desplazándose por las redes sociales o viendo la televisión, te sorprenderás de lo rápido y tangible que aumentará su productividad.
La planificación es igualmente importante para absolutamente todos: Desde las am@s de casa que cuidan a los niños hasta los jefes de grandes corporaciones.
Un enfoque reflexivo para organizar tu propio trabajo y tiempo personal ayuda a liberar tiempo que se puede dedicar a vivir una vida brillante, interesante y llena de acontecimientos; repleta no solo de hazañas laborales, sino también de la vida misma.
Relacionado
Lo bien que se lleve a cabo la organización del trabajo en un equipo, al final, depende de cuánto se “juegue”. Esta verdad común, al parecer, todavía no cabe en la cabeza de los líderes retrógrados. Los dos flagelos de gran parte de la administración actual son la contratación de cuñados y un completo desprecio por la compatibilidad de los jugadores del equipo. Por supuesto, en ¡SEGUIR LEYENDO!
Microsoft ha creado un nuevo software colaborativo que para muchos ya nos será familiar, puesto que visto el auge de la herramienta Notion. Han decidido dar un paso más e implementar una interfaz similar conjunto a una mejora en las opciones de trabajo en equipo. La nueva aplicación de Microsoft, también puede recordar al viejo Google Wave, la plataforma de colaboración y mensajería en tiempo real ¡SEGUIR LEYENDO!
Hábitos Atómicos escrito por James Clear ofrece un marco para crear y mantener buenos hábitos. El libro enfatiza la importancia de las acciones pequeñas y consistentes y el poder de los efectos "compuestos" para ayudar a las personas a alcanzar sus metas.
- Clear, James (Autor)
- Clear, James (Autor)
La interdependencia es una realidad que nos afecta a todos, incluso sin ser conscientes de ello. Este libro explora por qué personas con diferentes métodos para llegar a un acuerdo pueden lograr resultados tan diferentes.
- Amalio A. Rey (Autor)
Este libro te proporcionará los conocimientos necesarios para aplicar los métodos que funcionan y las 10 fuerzas del pensamiento crítico, que son esenciales no solo para el razonamiento efectivo y la toma de decisiones adecuadas, sino también para transformar a personas y organizaciones.
- Rais Busom (Autor)