Lo bien que se lleve a cabo la organización del trabajo en un equipo, al final, depende de cuánto se “juegue”. Esta verdad común, al parecer, todavía no cabe en la cabeza de los líderes retrógrados.
Los dos flagelos de gran parte de la administración actual son la contratación de cuñados y un completo desprecio por la compatibilidad de los jugadores del equipo.
Por supuesto, en el reclutamiento, una cartera profesional está a la vanguardia. Pero, ¿tiene sentido dejarse guiar solo por él cuando se trata de contratar a dos candidatos iguales?
¿Quizás es mejor apostar por alguien que pueda trabajar bien con tu equipo? Del mismo modo, también deberás realizar la selección en grupos para el desarrollo de determinados proyectos.
Hablaremos sobre cómo organizar tu trabajo para que el resultado cumpla con las expectativas y objetivos comerciales.
¿Qué es un equipo?
Un equipo es un grupo de personas de ideas afines que comparten un objetivo común.
Suena lógico y comprensible, pero en la práctica surgen muchas preguntas en la organización del trabajo en equipo.
Comprensión inequívoca del interlocutor
Todas las personas, por diversas razones, se entienden a su manera y esto debe ser aceptado.
Por ejemplo, pides a un compañero que cargue un sistema CRM pero no obtienes lo que esperas; en vez de subirlo al servidor, tu compañero simplemente lo descarga e instala en local.
La tarea, a primera vista, es algo simple pero su implementación resultó ser completamente diferente de lo que se esperaba.
El caso es que tenemos diferentes percepciones y experiencias y no es en absoluto necesario que una persona razone y actúe según tu forma de pensar.
Habilidades de comunicación
Invita a colegas a discutir un problema mediante una lluvia de ideas para resolver un problema complejo. Por regla general, un par de personas participan activamente, lo que ya será una buena cifra.
Y la mayoría se mantendrán callados, sin propuestas, ni ideas. Están listos para ser albaceas y están a la espera de instrucciones específicas.
La gente simplemente no tiene la comprensión o los pensamientos que pueden ayudar a las causas comunes.
Motivación e intereses
¿Qué tan seguro estás de que la motivación y los intereses del líder del equipo y del grupo son los mismos?
Por ejemplo, a ti te impulsa el deseo de entregar el programa a tiempo y hacer que todo funcione.
Pero a tus compañeros, por otro lado, son innovadores y quieren probar un nuevo lenguaje o una solución arquitectónica general y no prestan atención a los plazos.
Oír y escuchar
A menudo, los empleados más técnicos no escuchan lo que sucede en las reuniones generales porque no entienden el propósito de su presencia.
Comprender el proceso general
Los programadores a menudo completan tareas sin comprender su significado general para el proyecto.
Por ejemplo, si necesitas agregar un widget al sitio y ellos, sin asumir por qué esto es necesario, simplemente escriben el código y cierran la aplicación en el sistema.
Al organizar el trabajo en equipo, es necesario tener en cuenta las dificultades anteriores y prevenirlas.
Por supuesto, no se pueden evitarse otros problemas, pero estos puntos deben abordarse primero.
10 Pasos para la correcta organización del trabajo en equipo
Paso 1. Formular una meta específica
Si cada empleado entiende qué resultado se espera del proyecto, será de gran ayuda para establecer las prioridades y mejorar la calidad del trabajo de cada miembro del equipo.
Los objetivos se dividen a corto y largo plazo, pero los requisitos para ello son los mismos.
El objetivo debe ser:
- Comprensible para todos los empleados. No sólo la dirección debe dedicarse a las perspectivas y planes de la empresa. La divulgación de dicha información a los subordinados los hace más leales y aumenta la confianza. Para una mejor comprensión de lo que está sucediendo, puedes visualizar los objetivos y hacer una presentación en una tesis o con gráficos.
- Medible. “Abrir tres tiendas antes de fin de año” en lugar de “abrir nuevos puntos de venta”. Esto facilita la organización de la ejecución de las tareas por parte de los miembros individuales del equipo y establece plazos específicos.
- Factible. En general, es útil para una empresa establecer periódicamente metas ambiciosas para el desarrollo. Pero para que los empleados completen con éxito las tareas, es necesario evaluar objetivamente los recursos del equipo: De qué son capaces y cuánto aportarán. De lo contrario, los empleados percibirán con dudas una meta imposible o en el proceso se quemarán y perderán interés en el trabajo que realizarán regularmente en solo un 30/40 por ciento.
Cuando se formula el objetivo general, puedes comenzar por dividirlo en tareas para que los empleados específicos las implementen en cada departamento.
Los objetivos se establecen de acuerdo con los mismos principios que las metas.
Paso 2: Asignar roles
Cada miembro del equipo debe comprender su funcionalidad y tratar específicamente su tarea.
Periódicamente en las empresas se presenta la situación en la que varias personas hacen el mismo trabajo sin saberlo.
En este caso, habrá tareas de las que todos se olvidarán. Organizar el trabajo en equipo es imprescindible.
Formar un plan general del proyecto desde el que se fije la distribución de las tareas de dentro de cada equipo.
En un equipo pequeño, se debe llevar este plan a cada empleado y en corporaciones, distribuirlo entre cada departamento.
En el último caso, cada ejecutante de las tareas debe tener muy claro a quién debe contactar si es necesario aclarar información o pedir ayuda.
Paso 3. Configurar las reglas del equipo
Las reglas se establecen para una comprensión común del proceso mientras que no deben ralentizar el mismo.
Las reglas existen en todas las áreas, gracias a ellas se regulan las actividades de la sociedad y se logra la comprensión.
¿Cómo podemos avanzar en el proyecto como equipo si no hay un entendimiento común de dónde estamos?
Las reglas proporcionan el logro efectivo de la meta por parte de todo el equipo.
Es mejor formular las reglas por adelantado, antes del inicio del proyecto y familiarizar a todo el equipo.
Siempre se puede cambiar algo dentro de ellas, siempre que te des cuenta de que la regulación actual perjudica el desarrollo del trabajo en equipo, en vez de ayudar.
Puedes discutir las reglas verbalmente con todo el equipo o pedir retroalimentación enviando primero una lista de correo sobre ellas, pero asegurándote de que las reglas se informen a cada miembro de todo el equipo.
Por ejemplo, estas podrían ser algunas reglas básicas a establecer:
- Cuando estamos juntos, hablamos, escuchamos y participamos. No se permite usar gadgets, ni ningún dispositivo durante las reuniones.
- No ocultamos dudas ni miedos, entre unos y otros, sino que los compartimos para un entendimiento y resolución común.
- Nos turnamos para hablar y nos escuchamos atentamente.
Paso 4. Hacer un plan
El logro de la meta ocurre debido a un plan de acción bien diseñado. Para ello, es mejor fijar el plan por períodos determinados: Por un día, una semana, un mes, un trimestre o un período más largo.
Para tener una idea de cómo el equipo avanza hacia el resultado previsto, se puede colocar una pizarra en la oficina para registrar los momentos comunes o un planificador electrónico para todo el equipo.
Paso 5. Llevar un registro del tamaño del equipo
Un equipo numeroso no siempre garantizará la máxima eficiencia del proyecto en su conjunto.
Siempre hay una dificultad en la gestión de un gran número de personas, es difícil realizar un seguimiento de la eficacia de cada uno y construir una relación de confianza entre los participantes.
Para mayor claridad, podemos tomar el ejemplo de Jeff Bezos, el fundador de Amazon; quien recomienda aplicar la regla de las dos pizzas.
El equipo debe estar formado por un número tal de personas que sea suficiente con pedir dos pizzas para servir una comida. No mas.
Este enfoque permitirá al gerente monitorear el trabajo y la eficiencia de cada empleado y ajustar oportunamente sus acciones.
Paso 6. Usa las mismas herramientas de trabajo
Todos los miembros del equipo deben utilizar los mismos programas y apps de mensajería en el trabajo.
La fragmentación en este caso dará lugar a problemas de comunicación y retrasos del proyecto.
De acuerdo, la incomodidad surge de inmediato si parte de la comunicación se realizará en Telegram y parte en WhatsApp o si un departamento comparte documentos en Google Docs, mientras que el otro trabajará en Microsoft Office.
Por ello, se recomienda discutir esos aspectos antes del proyecto y acordar que herramientas son las más adecuadas para todos.
Paso 7. Seguimiento de la dinámica
Para el desarrollo del equipo, se recomienda realizar un seguimiento continuo y una evaluación intermedia del desempeño.
Evaluar los KPI que todos entienden mejor y específicos, por ejemplo, la cantidad de ventas para un período determinado o los ingresos.
Aproximadamente una vez al mes o al trimestre, se debe realizar un autodiagnóstico respondiendo cinco preguntas básicas:
- ¿Qué resultados hemos logrado ya?
- ¿Qué hemos sido capaces de cambiar?
- ¿Qué hemos aprendido a hacer?
- ¿Qué hacemos mejor que antes?
- ¿Cómo podemos mejorar la situación?
Al discutir estos temas con el equipo del proyecto, se puede cambiar la estrategia, la organización del trabajo y los procesos actuales según sea necesario.
Paso 8: Organizar el espacio de oficina de manera óptima
¿Alguna vez te has preguntado cómo afecta tu espacio de trabajo al desarrollo de la colaboración?
Según la investigación de Herman Miller, para mantener una interacción efectiva en un equipo, es necesario desarrollar un espacio físico de trabajo.
La comodidad de estar en una sala de trabajo para actividades conjuntas será proporcionada por convenientes áreas separadas para proyectos que el equipo puede utilizar a lo largo del trabajo.
El soporte técnico también es importante, por ejemplo, las salas de conferencias equipadas con equipos modernos y salas web para el trabajo remoto; así como espacios comunes donde las personas puedan trabajar mientras se comunican entre sí.
El espacio de la oficina debe reflejar las necesidades del equipo.
Mira a tu alrededor y descubre cómo puedes reorganizar el espacio de trabajo durante el proyecto para que sea más fácil para las personas iniciar en cinco minutos por la mañana o para que los especialistas de diferentes departamentos discutan cómodamente los problemas operativos entre ellos.
Paso 9: Descansar
La organización del trabajo en un equipo puede ocurrir no solo durante el trabajo activo de los empleados. Pasar tiempo juntos entre tareas puede fomentar una discusión adicional sobre los objetivos laborales y una mayor productividad.
Durante la semana, se pueden organizar varios de estos momentos; por ejemplo, tomar un café juntos después del almuerzo o comprar bollos dulces de camino al trabajo y reunirse por la mañana para realizar una reunión espontánea.
Un ambiente informal ayuda a establecer una mejor comunicación entre colegas, fomenta una discusión más abierta en los momentos de trabajo, las personas comienzan a comunicarse más libremente y comparten experiencias entre sí.
El paso más fácil para comenzar a comunicarse de una manera menos formal es tener reuniones fuera del ambiente de trabajo.
Paso 10: Celebrar
Si has cruzado el ecuador de un proyecto importante o has completado una semana difícil con tu equipo. ¡Vale la pena señalarlo!
Celebrar momentos exitosos en el trabajo ayuda a unir a los compañeros, genera nuevas discusiones y hace que todos sean mucho más felices en su trabajo.
No es necesario celebrar ciertos éxitos en un equipo a lo grande. Lo principal es que las celebraciones, así como las expresiones de reconocimiento y agradecimiento a los empleados, se realicen de manera regular.
Así se forma la cultura en la empresa y con el tiempo se notan los innegables beneficios de dicha gestión.
Estos eventos son una gran ocasión para recordar a las personas que todos los objetivos son alcanzables y vale la pena luchar por ellos.
Eso ayuda a mantener al equipo motivado a un alto nivel.
A continuación te dejo algunas posibles ideas en referencia a esto:
- Reúne a todos el viernes para una reunión de recapitulación semanal. Registra solo el progreso del equipo en el tablón de anuncios. Para hacer esto, cada empleado anotará su logro de la semana en una etiqueta separada, la pegará en la pizarra y se lo contará al grupo. Puedes agregar un momento de “apoyo” para todos los miembros del equipo. Cada persona agradecerá a cada uno de los compañeros por su contribución, lo que conducirá al éxito general de la semana.
- Organiza una pausa para el almuerzo con bebidas fuera de la oficina para todos los miembros del equipo. Durante el tiempo de trabajo o personal, depende de cómo se acepte en tu empresa. Asegúrate de transmitir el motivo del evento a todos los empleados, por ejemplo, se ha completado un hito importante para el equipo o has recibido la aprobación de la alta dirección.
- Consigue un premio de desafío simbólico: Una copa de oro, tu propio Oscar o una bola mágica. Entrégaselo al empleado más eficaz que será elegido por todo el equipo una vez al mes mediante una votación anónima.
Ahora conoces los 10 pasos para construir un equipo fuerte y productivo capaz de mejorar la efectividad para tu empresa.
Aplica varios métodos hoy, aprende cuáles funcionan mejor y continúa obteniendo resultados de un trabajo en equipo mucho más productivo.
Errores que interfieren en la correcta organización y coordinación del trabajo en equipo
Estos errores se enfocan principalmente sobre la labor de un equipo de tecnologías de la información.
Combinar equipos por nivel de habilidad
Distribuir especialistas de diferentes niveles de manera uniforme entre los grupos de trabajo. Si solo trabajan profesionales de un departamento y programadores sin experiencia en otro, en general no habrá crecimiento.
Al mantener un equilibrio entre los recién llegados y los empleados experimentados, la productividad aumentará.
Los programadores fuertes pueden deshacerse de parte de la rotación, mientras se dan cuenta de sus oportunidades de tutoría, mientras que los principiantes adquieren experiencia en programación.
Falta de distribución adecuada de tareas
Un programador es uno de los puestos mejor pagados en una empresa.
Para su desarrollo y productividad, se recomienda establecer tareas difíciles para que se tenga la oportunidad de pensar.
Estos empleados necesitan un desafío y establecer metas desafiantes les ayudará a crecer.
No es recomendable cargar de tareas ligeras a un especialista líder, aunque lo haga más rápido y mejor que un programador novato.
Es como intentar martillar clavos con un microscopio.
Por otro lado, no siempre es posible enviar solamente proyectos complejos, por lo que se necesita ganar un equilibrio por todas partes.
El equilibrio se debe encontrar alternando proyectos complejos y de gran escala con tareas más simples pero de relevancia.
Motivación insuficiente (o incorrecta) de los empleados
La motivación requiere un enfoque individual para cada empleado.
Uno está listo para trabajar de manera más eficiente por un aumento en el salario, el otro es importante para el reconocimiento de los colegas y la gratitud de la gerencia, el tercero se esfuerza por crecer profesionalmente.
Una motivación separada para cada miembro del equipo será más efectiva que un único KPI para toda la empresa.
Además, es más conveniente regular los objetivos tanto de la empresa como del empleado.
Ahorro en formación
Enviar empleados a todo tipo de actividades relacionadas con la formación, favorece el intercambio de experiencias y la adquisición de nuevos conocimientos.
Organice un día de intercambio informal, pide café y pizza, permite que las personas hablen sobre nuevas tecnologías y herramientas en su campo y propón códigos inteligentes.
Control total
No necesitas controlar cada acción de tus subordinados, las personas necesitan sentirse responsables de su trabajo.
Si un empleado entiende de qué es responsable, se vuelve más independiente y productivo.
El grado más alto de un líder talentoso es administrar sin administrar, dar órdenes directas es una forma sencilla de organizar el trabajo pero controlar cada paso de un empleado consume demasiada energía.
Un líder eficaz es un miembro del equipo como todos los demás pero sus objetivos son de carácter estratégico.
Periódicamente, establece nuevas direcciones para el equipo e identifica problemas específicos que deben resolverse.
Esto requiere de un grupo de personas experimentado ya formado y procesos comerciales bien establecidos en la empresa.
13 Consejos para organizar un trabajo en equipo cómodo
El objetivo principal de un gerente de cualquier nivel es organizar el trabajo efectivo del equipo y reducir la cantidad de factores negativos que pueden retrasar el proceso de producción.
- Comunicar tus pensamientos simplemente para que cada empleado entienda claramente lo que está en juego. Einstein dijo: “Si no puedes explicarlo simplemente, entonces tú mismo no lo comprendes completamente”.
- Motivar a los empleados para discutir los procesos actuales. Digamos que hay un problema en el departamento de ventas. Sería oportuno pedir la opinión de todo el equipo sobre ese asunto. Al principio, será difícil para las personas comenzar a expresar su opinión, pero puedes predicar con el ejemplo y hacerlo tú mismo. Al hacer preguntas, gradualmente involucrarás a todos. Al mismo tiempo, asegúrate de que cada especialista técnico entienda que su opinión es importante en la discusión general.
- Olvidarte de la palabra “error”. Es importante comunicar al equipo que el fracaso es una nueva oportunidad. Cada empleado debe ser consciente de que es normal recibir periódicamente experiencias negativas como resultado del proceso de trabajo. El que no hace nada no se equivoca. Es como andar en bicicleta, uno lo consigue a la primera y otros aprender luego de llenarse de moratones.
- Criticar correctamente. No debes pronunciarte con frases categóricas como: “esto no está bien”, “no todo está bien”. Da los argumentos necesarios y explica al empleado punto por punto por qué la solución elegida no es adecuada y también, puedes probar a ofrecer posibles soluciones.
- Esforzarte por la comprensión mutua. Cuando discutas temas de trabajo, invita a tu colega a resumir la conversación. Es una buena práctica pedirle al ingeniero que explique cómo entendió el problema y que presente sus ideas para resolverlo. Te esperarán sorpresas: A veces lo que intentaste transmitir es diametralmente opuesto a lo que entendieron tus subordinados. Date más tiempo para discutir las tareas con el equipo, de modo que sea más probable que obtengas el resultado esperado.
- Aprender a anticiparte a los errores para tomar acciones preventivas. El trabajo efectivo es cuando las personas ven y hablan sobre las dificultades mismas en el proceso de trabajo y no durante la entrega del proyecto. Enseña al equipo, no solamente a completar las tareas, sino a encontrar las mejores formas de resolverlas. Es necesario esforzarse para que todo programador desarrolle el hábito de pensar estratégicamente.
- Concentrarse en las fortalezas. Si prestas atención constantemente solo a las deficiencias de tus empleados, puedes reducir significativamente su motivación y por lo tanto, la productividad del proyecto en conjunto. Todos somos diferentes, con nuestras fortalezas, pasiones y debilidades. El éxito de la empresa depende de cuánto se centre el gerente en las fortalezas de los empleados y sea capaz de combinar de manera competente a esas personas en un equipo.
- Mostrar gratitud. ¿Con qué frecuencia sientes gratitud hacia los empleados y la expresa? En una encuesta de 2000 personas, era menos probable que las personas agradecieran a alguien en la oficina que en casa o en cualquier otro lugar. El 60% de los encuestada admitió que o nunca expresa gratitud en el trabajo o lo hace, quizás una vez al año. ¡Al mismo tiempo, a la gente le guste que se les agradezca! El 70% de las personas encuestadas se sentirían mejor si su jefe estuviera más agradecido y el 81% dice que se esforzaría más. Se ha comprobado que la gratitud aumenta la autoestima y la confianza en el equipo de trabajo. Agradece a tus compañeros por las cosas pequeñas pero no te excedas. La gratitud debe ser apropiada y desde el corazón.
- Sentirte cómodo con las diferencias. “Hay un momento en el lugar de trabajo en el que querríamos estrangular a la persona que esta sentada nuestro. A menudo sucede que no puedes aceptar a un compañero: Por sus modales, enfoque de trabajo o por llevar una posición de vida son diferente a la tuya. Pero de repente en una reunión escuchas de ese empleado pensamientos prácticos y propuestas racionales que son comprensibles y cercanas a ti. Concéntrate en eso, luego será más fácil llegar a un entendimiento y aumentarán las posibilidades de aumentar la productividad del trabajo en conjunto.
- Apreciar la polivalencia del equipo. Por ejemplo, Ivan y Oleg viven en una misma calle pero uno es serio y razonable, el otro es alegre y rápido. Todas las personas tienen diferentes rasgos de carácter y pensamiento, pero en un equipo deben ser valorados por cualidades profesionales que ayuden a beneficiar la causa común. No selecciones a los empleados basándote únicamente en sus propias preferencias personales.
- Discutir las tareas con todo el equipo y no por separado. Obtén más compañeros involucrados desde el principio, va aumentar la oportunidad de obtener nuevas ideas que no siempre vienen a una sola persona. En general, un programador profesional es la persona que ve el proceso como un todo y no solo escribe códigos para tareas específicas. La programación no está exenta de creatividad. La organización del trabajo en un equipo de desarrollo es una combinación de tareas específicas y ser capaz de dar libertad a un empleado para elegir sus acciones sirve para lograr soluciones más eficientes y elegantes a tus problemas.
- Organizar una sala de ayuda. En el espacio de la oficina, encuentra un lugar para comunicarte con los empleados, donde puedas discutir sus problemas cara a cara; averigua cuáles son las dificultades en el trabajo y descubre qué va bien o mal. Es importante que el empleado sepa que estás listo para escucharle. En esos momentos, se aclaran las deficiencias del flujo de trabajo. Las razones pueden ser diferentes: desde una tarea configurada incorrectamente hasta las cosas más simples del hogar, como una silla rota o la falta de artículos de papelería. Establece una comunicación regular para comprender siempre lo que sucede con los empleados. Esto te puede servir, por ejemplo, para evitar una situación de conflicto o redirigir los recursos a otra área de trabajo que requiera una atención especial. Una señal segura de que hay problemas de comunicación en el equipo es el silencio constante en el espacio de trabajo.
- Compartir información sobre el éxito de la empresa. Es importante que los empleados sepan que su trabajo contribuye a una causa común. Aún mejor, cuando los comentarios positivos provienen no solo de ti, sino también de compañeros de otros departamentos. Por ejemplo, el departamento comercial notó un aumento en las ventas después de finalizar el sitio y los financieros vieron cómo el programa se aceleró después de optimizar el servicio. Esto tiene un efecto positivo en el campo colectivo del equipo.
Resumiendo, los problemas no se pueden evitar si los procesos de comunicación en el equipo no se construyen a tiempo, de ellos depende la productividad de los programadores.
Es mejor asignar tiempo y esfuerzo para esto al comienzo del proyecto que reconstruir el proceso de interacción sobre la marcha, resolviendo problemas constantes.
Un equipo altamente eficaz es un equipo de empleados motivados que se desarrolla y aunque comete errores, los corrige rápidamente y aprende a anticiparlos.
Un equipo puede compararse con un organismo vivo en el que constantemente tienen lugar procesos de cambio y crecimiento.
La toma de decisiones diferente es un paso atrás para ir dos adelante, si todo el equipo mejora constantemente los procesos y se esfuerza por lograr un resultado único, eso también afectará la efectividad personal de cada empleado individualmente.
