Determinar la mejor manera de evaluar la productividad y hacer cambios positivos es, de ninguna manera, simple. De hecho, los factores que contribuyen a la productividad a menudo son variados y se extienden a través de partes dispares de una empresa y del mundo.
En esta guía, profundizamos en las ideas principales sobre productividad y brindamos consejos para ayudarlo a ser más productivo. A partir de ahí, exploramos las principales aplicaciones y software de productividad para ayudarlo a tener una idea de las tecnologías que pueden ayudar a sus equipos a hacer más.
Mejorar la productividad puede ayudarte a escalar su negocio y mantener el crecimiento a lo largo del tiempo. Pero las ganancias de productividad nunca son simples. Requieren una combinación de nuevas ideas, hábitos y tecnologías que se unen para cambiar el funcionamiento de los trabajadores y ayudarlos a ser más productivos.
Introducción sobre productividad
Un informe de 2017 de Gallup encontró que solo el 15 por ciento de los adultos con trabajos a tiempo completo en 155 países están muy involucrados y entusiasmados con su trabajo y su lugar de trabajo. Dos tercios de los adultos que trabajan con trabajos de tiempo completo informaron que estaban dedicando tiempo a sus trabajos pero no energía o pasión porque no estaban comprometidos.
Como señaló el informe Gallup, esta desconexión constante entre los trabajadores a tiempo completo en todo el mundo “es una barrera para la creación de culturas de alto rendimiento” y, en general, “implica una sorprendente cantidad de potencial desperdiciado”.
Esto es particularmente evidente cuando se comparan divisiones, departamentos o equipos con los niveles más altos de compromiso de los empleados con aquellos con los niveles más bajos de una organización.
Entre las compañías que Gallup analizó, las unidades de negocios que obtuvieron puntajes en el 25 por ciento superior para la participación de los empleados generalmente vieron una serie de mejoras en comparación con sus contrapartes en el extremo opuesto del espectro:
- 21 por ciento más de rentabilidad
- 17 por ciento más de productividad
- 20 por ciento más de ventas
- 10% más métricas de clientes
- 41 por ciento menos de absentismo
- 59 por ciento menor rotación en empresas con baja rotación
- Volumen de negocios 24 por ciento menor en empresas con un alto índice de rotación
- 70 por ciento menos incidentes de seguridad de los empleados
- 58 por ciento menos incidentes de seguridad del paciente
Aunque el porcentaje de trabajadores a tiempo completo comprometidos varió según la región: 6 por ciento en el este de Asia, 10 por ciento en Europa occidental y 33 por ciento en los Estados Unidos, el informe Gallup identificó algunas barreras y desafíos comunes en todo el mundo:
- Las empresas no aprovecharán todo el potencial de sus empleados a menos que los sistemas de evaluación del desempeño tengan en cuenta la necesidad humana de compromiso psicológico, como las relaciones positivas en el lugar de trabajo, el reconocimiento, las oportunidades de crecimiento personal y las conversaciones constructivas regulares sobre el desempeño.
- Las empresas pueden “mejorar drásticamente la productividad de la fuerza laboral” si tienen estrategias establecidas que les permitan a los empleados desarrollar sus talentos innatos, usar estos talentos en el trabajo y eventualmente transformar esos talentos en fortalezas.
- Las empresas deben tener gerentes talentosos que puedan construir relaciones sólidas y positivas con los empleados, así como aprovechar los talentos y objetivos que mantienen a cada persona enfocada.
- Si las empresas desean maximizar las fortalezas de sus trabajadores, los empleadores deben proporcionar a sus empleados más aportes y autonomía para usar esas fortalezas.
- El potencial para aumentar la productividad a menudo depende de la capacidad de una empresa, o su disposición, para abordar los obstáculos existentes y adaptarse a los cambios.
- En lugar de trabajar para lograr tasas más altas de participación de los empleados, las empresas deberían centrarse más en llevar a cabo iniciativas que finalmente produzcan los resultados que desean.
En un nivel más profundo, el informe Gallup también identificó un problema común pero fundamental para las empresas de todo el mundo: una aversión subyacente al cambio.
“En particular, las organizaciones e instituciones a menudo han tardado en adaptarse a los rápidos cambios producidos por la difusión de la tecnología de la información, la globalización de los mercados de productos y mano de obra, el auge de la economía y las expectativas únicas de los trabajadores más jóvenes”.
El camino general hacia la productividad es bastante sencillo. Mejore las operaciones, posicione a los empleados para que trabajen de la mejor manera y aproveche las tecnologías modernas para eliminar los puntos débiles de productividad de larga data y automatizar las tareas repetitivas.
Pero los caminos específicos hacia la productividad son mucho más complicados.
¿Qué es la productividad?
En su forma más básica, la productividad es simplemente una medida de la producción de una empresa. Esto varía de una organización a otra, ya que diferentes compañías producen diferentes tipos de activos.
Algunas compañías producen bienes reales. Otros miden la productividad por la cantidad de clientes que respaldan con sus servicios. Debido a que la productividad es un concepto muy variado que depende de lo que crea una empresa, los propietarios de pequeñas empresas deben evaluar seriamente sus puntos de valor centrales.
En muchos casos, el valor final puede ser solo un ingreso. En ese caso, debe medir métricas como los ingresos generados por empleado por hora. Total de la cantidad de empleados por un período de tiempo determinado, como un mes. Luego, sume cuántas horas dedicaron durante ese mes y compárelo con los ingresos generados. Al realizar un seguimiento de esta métrica de mes a mes o de trimestre a trimestre, puede medir la productividad de manera coherente y empírica.
Pero al considerar la pregunta, “¿Qué es la productividad?” Puede que tenga que pensar en más medidas que horas trabajadas y activos generados. La capacidad de un empleado para producir puede verse afectada por lo siguiente:
- Nivel de enfoque mientras trabaja
- Tiempo dedicado a tareas no productivas, como el trabajo administrativo realizado por un empleado con un trabajo centrado en la producción.
- Descansos, viajes (incluso dentro de un gran campus empresarial) o interacciones sociales naturales dentro del entorno laboral.
- Productividad esperada durante el tiempo trabajado
- Factores incontrolables (emergencias, interrupciones relacionadas con el cliente, fallas del equipo, etc.) que pueden descarrilar la productividad.
En teoría, todos estos factores pueden medirse. Las empresas pueden utilizar herramientas digitales modernas para rastrear datos de operaciones, el tiempo empleado por los empleados en diferentes tareas y tipos similares de información para obtener una perspectiva más matizada de la productividad.
A medida que exploras formas más sofisticadas de analizar la productividad de tu equipo, aquí hay algunas opciones a considerar.
- Retroalimentación de 360 grados. Esta herramienta de medición de productividad utiliza comentarios directos de los compañeros de trabajo de un empleado para evaluar la productividad de esa persona. Si bien esto se usa comúnmente como una estrategia de evaluación de empleados, también puede proporcionar información vital sobre la productividad al proporcionarle análisis de trabajadores basados en pares que le permiten comprender los factores que pueden influir en la productividad de una persona.
- Análisis enfocado en ventas. Aunque los ingresos se usan más comúnmente para evaluar los comentarios, también puede usar las ventas netas en relación con las horas trabajadas para evaluar la productividad. Esta puede ser una gran opción para organizaciones con un fuerte énfasis en las ventas como un camino hacia el crecimiento.
- Seguimiento de tiempo. Las herramientas que rastrean la actividad del usuario, como visitar sitios de redes sociales o usar una aplicación comercial específica, pueden ser extremadamente informativas para ayudarlo a comprender la productividad. Pueden proporcionar mediciones claras de lo que sus trabajadores pasan su tiempo haciendo a lo largo del día, lo que facilita no solo comprender el panorama general de cuánto produce como negocio, sino también los detalles que contribuyen a la variación en la productividad entre trabajadores
Estas herramientas de medición de productividad pueden desempeñar un papel clave para profundizar su comprensión de la productividad, algo que es especialmente crítico en el lugar de trabajo actual.
El creciente enfoque en la productividad
Desarrollar una estrategia para medir la productividad en su negocio es fundamental. Si no puede seguir el ritmo de sus competidores, corre el riesgo de no solo quedarse atrás, sino de terminar en una situación en la que ponerse al día es imposible porque otras personas en el mercado lo superan constantemente.
En una encuesta de HubSpot, casi el 74 por ciento de los encuestados dijeron que creen que la productividad tiene una relación directa con el crecimiento de una organización, lo que afecta tanto la escala como la creación de ingresos. Además, el 75 por ciento de los encuestados dijeron que tienen la intención de aumentar su uso de herramientas de productividad en el transcurso del próximo año.
Estos datos apuntan a un creciente énfasis en la productividad como un factor de crecimiento clave para las empresas. Pero usar la productividad para escalar su organización a menudo depende de distinguir entre productividad y eficiencia, ya que cada uno ofrece valor a su manera.
Productividad vs eficiencia
El debate de productividad vs eficiencia es a menudo un punto de discusión en curso para las empresas. La productividad se refiere a generar más de lo que crea su negocio. Debe ser productivo para generar ingresos.
La eficiencia mide los recursos que usa para crear esa productividad. En muchos casos, mejorar la eficiencia es un camino para mantener, y a veces mejorar, la productividad mientras se utilizan menos recursos. Las tecnologías y las estrategias operativas que mejoran la eficiencia pueden impulsar el aumento de la productividad, pero es posible que no siempre lo hagan.
En algunos procesos comerciales, una organización puede encontrarse con un muro de eficiencia, lo que significa que han optimizado una tarea de tal manera que no hay más espacio para realizar mejoras significativas en la forma en que realizan el trabajo. Sin embargo, su productividad puede permanecer baja porque muchos de los sistemas que rodean ese proceso no están equipados para satisfacer las demandas de productividad. La eficiencia es importante, pero la productividad a menudo debe ser el punto de énfasis a medida que las empresas intentan crecer.
Esto no quiere decir que la eficiencia no sea importante. En cambio, es vital comprender que hay un límite en cualquier inversión relacionada con la eficiencia, y ese límite es su nivel de productividad. Si no puede producir más, entonces ser más eficiente no importa. Si ser más eficiente ayuda a desbloquear recursos que puede usar para producir más, entonces los esfuerzos pueden dar resultados al ayudarlo a escalar su organización.
Por supuesto, para cualquier propietario de una pequeña empresa, expandir el negocio a menudo significa asumir una mayor carga personal de liderazgo y trabajo para mantenerse al día con las demandas operativas diarias. No solo su negocio necesita ser más productivo; Es posible que necesite aumentar sus capacidades como individuo. Con esto en mente, aquí hay un vistazo a los mejores consejos de productividad que no solo pueden aplicarse a usted sino también a sus empleados.
Los mejores consejos de productividad para lograr más
La mejora de la productividad empresarial comienza a nivel individual. Encontrar formas de producir más usted mismo puede ayudarlo a modelar comportamientos positivos para sus empleados. También le permite probar diferentes estrategias de productividad que luego puede transmitir a los trabajadores a través de programas de capacitación. Ya sea que necesite organizarse a través de una mejor programación o simplemente ordenar su espacio, seguir estos consejos de productividad puede ayudarlo a obtener una ventaja.
Aquí hay un vistazo a algunas estrategias comunes de productividad y orientación sobre cómo puede aprovecharlas al máximo.
La mejora de la productividad empresarial comienza a nivel individual. Encontrar formas de producir más usted mismo puede ayudarlo a modelar comportamientos positivos para sus empleados. También le permite probar diferentes estrategias de productividad que luego puede transmitir a los trabajadores a través de programas de capacitación. Ya sea que necesite organizarse a través de una mejor programación o simplemente ordenar su espacio, seguir estos consejos de productividad puede ayudarlo a obtener una ventaja.
Aquí hay un vistazo a algunas estrategias comunes de productividad y orientación sobre cómo puede aprovecharlas al máximo.
Use planificadores para aumentar la productividad
Puede hacer más que optimizar su agenda con un planificador. Puede personalizar su planificador según sus necesidades y usarlo para
- Anote recordatorios sobre las cosas que pretendía hacer
- Registre tiempos para reuniones, eventos dentro de su día o hitos en los que deba pensar
- Tome notas sobre los planes y las expectativas para su día, esencialmente tratando al planificador como un diario en miniatura y de bajo mantenimiento donde reflexione sobre su horario y planifique con anticipación
- Registre fragmentos clave de información que pueden ayudarlo a recordar un detalle importante antes de una reunión o comenzar su día de manera positiva.
Los planificadores en papel pueden ayudar a aumentar la productividad al ayudarlo a ordenar mentalmente. Alejarse de las pantallas y escribir detalles manualmente puede ayudarlo a recordar esos puntos clave. Esto, a su vez, puede ayudarlo a concentrarse en las partes más importantes de su día, permitiéndole priorizar lo que importa y hacer más cosas.
Alternativamente, los planificadores digitales pueden ser herramientas organizativas increíbles, que se integran con su aplicación de correo electrónico o una solución similar para que pueda recibir notificaciones cuando necesite hacer algo. Planifique su día en la mayoría de las aplicaciones de calendario digital, y la solución le enviará alertas antes de las reuniones. Esto significa que no tiene que preocuparse por los detalles de programación, lo que le facilita centrarse en la tarea en cuestión y ser más productivo.
A medida que utiliza estas herramientas, puede resultarle útil escalarlas para su negocio. Por ejemplo, el software G Suite del que hablaremos más adelante en esta guía le permite crear un calendario para su cuenta de correo electrónico del trabajo y compartirlo con sus colegas. Luego puede ver los eventos de cada uno y recibir alertas sobre los horarios de cada uno. Estos tipos de herramientas extienden los beneficios de productividad personal al nivel organizacional.
Cree horarios de bloque para eliminar distracciones
¿Alguna vez has sentido que tus días están tan llenos de distracciones que nunca puedes sentarte y hacer las cosas? No estás solo. Los líderes empresariales con este problema a menudo toman prestada una idea de la academia, la programación de bloques, para ayudarlos a deshacerse de las distracciones que limitan la productividad.
La programación de bloques elimina muchas actividades frecuentes y las reemplaza con menos tareas en las que pasa más tiempo. En las escuelas, esto podría significar alejarse de los estudiantes que toman cada curso durante una hora todos los días y, en cambio, rotar los cursos durante la semana, cada uno con sesiones de varias horas, para equilibrar las cosas.
Darles a las personas un gran bloque de tiempo para trabajar en una sola tarea o en un conjunto de tareas relacionadas puede facilitarles concentrarse y hacer más cosas. No solo reduce la distracción y el desperdicio de cambiar constantemente entre tareas, sino que también le permite concentrarse en una cosa.
Encontrar formas de controlar su enfoque en el lugar de trabajo es fundamental. Los propietarios de pequeñas empresas usan muchos sombreros, y no pueden darse el lujo de saltar entre tareas una y otra vez en un día, reorientando constantemente cada vez. La programación de bloques resuelve este problema.
Si bien es probable que no llegue a un punto en el que pueda bloquear días enteros para tareas específicas, puede acordonar partes de su día, como un bloque de tres horas todos los martes y jueves para la planificación futura, con un propósito distinto, ayudándote a ser más productivo durante esos tiempos.
Aproveche la voz a texto para simplificar su día
Dejar de tomar nota de una idea o recordar que debe hacer algo más tarde en el día no solo es molesto, sino que también puede romper su cadena de pensamiento e impedir su productividad. Además, si está preocupado por un montón de ideas desconectadas, esto limitará su enfoque porque está pensando en todo lo demás que tiene que hacer ese día.
El software y las aplicaciones de voz a texto le permiten tomar una nota rápida, actualizar su calendario o incluso enviar un mensaje a un compañero de trabajo sin tener que detenerse, buscar un bolígrafo, obtener un trozo de papel, registrar la nota y esperar que no lo haga. no lo pierdas de vista antes de poder usarlo.
Con las aplicaciones de voz a texto, puede hablar por el micrófono de su teléfono móvil y su teléfono lo convertirá en texto. Las soluciones simples de voz a texto son excelentes si necesita tomar una nota rápida. Sin embargo, los asistentes digitales, como Siri de Apple o Alexa de Google, llevan esta funcionalidad a otro nivel. Estas aplicaciones se integran con sus calendarios, contactos, motores de búsqueda en Internet y herramientas similares para permitirle interactuar con los datos de varias maneras, todo con su voz.
Si se encuentra con un contacto comercial y desea recordarse que debe programar una reunión, no tiene que escribir su nombre ni esperar que lo recuerde más tarde. Solo dile a tu teléfono que te lo recuerde. Incluso puede especificar una hora en la que le gustaría recibir el mensaje o activar la alerta en función de su ubicación. Este tipo de funcionalidad de voz a texto puede aumentar su productividad simplemente reduciendo la cantidad de tiempo que pasa tratando de recordar cosas o escribirlas para que pueda pasar más tiempo haciendo el trabajo.
Escucha música para crear calma
Un sentido de urgencia, e incluso prisa, puede ayudarlo a completar ciertas tareas. Imagina esa tarea sin sentido que temes y trata de completar al final del día, aprovechando la oportunidad de ir a casa después para motivarte. Dado que la tarea no requiere reflexión, puede concentrarse en hacerlo rápidamente. La música puede ayudarte a energizarte para este tipo de trabajo sin sentido. Encienda su lista de reproducción favorita de alta energía y deje que el ritmo lo empuje a través del trabajo.
Pero, ¿qué sucede cuando necesita reducir la velocidad, tomarse su tiempo y realmente pensar en lo que está haciendo? Ciertos tipos de música, particularmente canciones instrumentales, pueden ayudar al cerebro a enfocarse. Esto los convierte en una opción natural cuando intentas concentrarte en una tarea abstracta que requiere pensamiento y creatividad. La música puede pasar al fondo, proporcionando un grado de ruido blanco y al mismo tiempo estimulando la creatividad.
En definitiva, la música tiene un gran impacto en cómo pensamos. Puede calmarnos, ayudarnos a concentrarnos, darnos un impulso de energía y distraernos de los pensamientos negativos. Incorporar estratégicamente la música a su rutina, asegurando que lo que escucha coincida con sus tendencias personales, es una excelente manera de aumentar la productividad de una manera divertida e intuitiva.
Considere la creación de monotasking para impulsar la eficiencia
Hay una falla fundamental con la multitarea: es casi imposible que una persona haga varias cosas al mismo tiempo y las haga bien. Hay momentos en los que el medio esfuerzo que conlleva dividir la atención entre varias cosas está bien, como cuando se completa el papeleo sin sentido. Pero como propietario de una pequeña empresa, lo más probable es que no solo estés ocupado, sino que constantemente enfrentas decisiones importantes que requieren un pensamiento y enfoque cuidadosos.
Monotasking, como la programación de bloques, está diseñado para ayudar a eliminar el desorden para que pueda concentrarse en la tarea en cuestión. La práctica consiste en centrarse en una sola tarea que debe completar, manejar ese proceso y luego pasar a la siguiente. A veces, es necesario bloquear los tiempos en su agenda para la monotarea para poder salvarlo de las interrupciones constantes que lo obligan a realizar múltiples tareas.
La idea aquí es bastante sencilla: concentrarse en una tarea específica, hacerlo bien y seguir adelante garantiza que haga el trabajo bien porque su mente está clara. En lugar de saltar frenéticamente entre múltiples tareas, te enfocas en el problema que tienes delante. Esto puede brindar los mejores resultados, ayudándole a trabajar lo suficientemente bien como para cometer menos errores y terminar siendo más productivo a largo plazo.
Centrarse en tareas importantes para fortalecer la producción.
Todos hemos tenido el tipo de día en que parece que no podemos hacer nada debido a las distracciones constantes. Intentas hacer un buen entrenamiento, pero una crisis menor en casa reduce tu tiempo de gimnasia a la mitad, y te pones a trabajar, estresado y llegas tarde. Luego intenta terminar un informe clave pero sigue recibiendo llamadas telefónicas de un colega que necesita ayuda en una tarea menos importante que resulta urgente.
A lo largo del día, parece que todo lo importante se deja de lado por algo trivial, y dejas el trabajo sintiéndote tenso y retrasado.
Este tipo de problema de productividad es común para muchas empresas, y la persona a cargo tiene que modelar la priorización para que la cultura se propague por toda la empresa. Identifique las tareas más importantes para su día y bríndeles la atención que se merecen. No permita que la urgencia cree un falso sentido de importancia. Al establecer objetivos y límites claros, puede priorizar más fácilmente lo que es más valioso y saber cuándo puede ajustarse.
A medida que domine la priorización, comience a emplearla en todo el negocio, ayudando a los empleados a centrarse en las operaciones más vitales. Esto impulsa la productividad, en gran parte al garantizar que sus empleados pasen la mayor parte de su tiempo en las operaciones más valiosas, posicionándolos para generar más para su negocio.
Establecer metas para salir adelante
La priorización es un punto de entrada natural para establecer objetivos. No puede priorizar efectivamente si no tiene un sentido claro de sus objetivos como individuo y como negocio. Tomar tiempo todas las mañanas para establecer objetivos, tal vez en su agenda, puede ayudarlo a prepararse para el día que se avecina y garantizar que se mantenga enfocado en lo que debe hacerse.
Los objetivos mensuales, trimestrales y anuales pueden proporcionar un enfoque más amplio, dándole consistencia para que pueda priorizar de manera efectiva cada día sin atascarse tratando de descubrir qué es lo más importante. Si tiene metas claras, pueden servir como palos de medición para otras tareas. Puede usar sus objetivos para evaluar si algo vale su tiempo, lo que ayuda a maximizar la productividad.
Hacer esto a nivel personal puede ayudarlo a evitar el estancamiento y el poder durante sus días de manera más fluida. Emplear la práctica en su negocio puede fortalecer la cultura, unir a los empleados hacia ideas comunes y ayudar a todos a realizar más de las tareas más importantes que se realizan día a día.
Prevenir el agotamiento
Burnout es el enemigo de la productividad. Las personas experimentan agotamiento cuando los períodos prolongados de exceso de trabajo, o trabajan en tareas que no parecen valiosas, crean una fatiga significativa. El cansancio, ya sea físico, emocional o intelectual, puede descarrilar la productividad. No solo ralentiza a la gente; También los deja más propensos a errores. Tomarse el tiempo para identificar errores, corregirlos y volver al trabajo normal puede tener efectos negativos significativos en la productividad.
Prevenir el agotamiento es mucho más efectivo que tratar de solucionarlo. Algunas estrategias que puede tomar para evitar el agotamiento, ya sea para usted o para sus empleados, incluyen
- Crear límites claros alrededor del trabajo para que usted y sus empleados no sientan la necesidad de estar constantemente conectados y disponibles. Tener que mantener continuamente el trabajo en el fondo de su mente puede conducir rápidamente al agotamiento, ya que concentrarse en el trabajo puede limitar su capacidad de descansar de manera significativa.
- Organizar los roles de trabajo , o su horario de trabajo personal, de tal manera que se completen una variedad de tareas en el transcurso de un día o dos. Si bien bloquear grandes cantidades de tiempo para procesos específicos o áreas de operaciones es excelente, tratar de hacer lo mismo una y otra vez crea monotonía. Esto, a su vez, promueve el agotamiento a medida que aumenta la fatiga y los empleados pueden sentirse desconectados de lo que están haciendo debido a la repetición.
- Tomar vacaciones extendidas cuando sea posible. ¿Alguna vez ha temido regresar a la oficina después de tomarse una semana de descanso, pero después de un descanso de dos semanas, se encontró pensando creativamente sobre el trabajo y emocionado por regresar? No estas solo El agotamiento aumenta cuando no tomas descansos significativos, porque la fatiga puede acumularse lentamente con el tiempo. Alejarse por una cantidad de tiempo significativa lo ayuda a romper hábitos y patrones de pensamiento que alimentan el agotamiento y lo detienen a usted o a sus empleados. Ni siquiera necesitas irte. Dedicar tiempo a pasatiempos o descansar puede ser clave para proporcionar la variedad que necesita. Además de tomarse un tiempo libre, asegurarse de que los empleados reciban suficiente tiempo libre pagado y sientan que pueden usarlo es importante para limitar el agotamiento.
Estos son solo algunos consejos para ayudarlo a abordar el agotamiento, pero los temas son comunes en la mayoría de los consejos. Mantener el agotamiento a raya es una cuestión de variedad y descanso.
Evita los asesinos de productividad
Casi todos los profesionales que trabajan lo han hecho. Salta a un sitio web que no es de trabajo para verificar rápidamente algo, luego baja por una madriguera de conejo y lo siguiente que sabe es que ha pasado una hora, llega tarde a una reunión y se distrae por las grandes cosas que ha estado mirando Internet es un asesino de la productividad, pero también es un facilitador de la productividad.
Las herramientas como las redes sociales, los sitios de medios en línea y las herramientas de comunicación interna de los empleados pueden ser excelentes lugares para obtener información clave que respalde el trabajo y lo ayude a ser más productivo. También pueden ser lugares donde comienzas a buscar información relacionada con el trabajo y te distraes con una cadena de contenido que te hace perder el tiempo.
Encontrar formas de evitar estos asesinos de productividad es clave. Aquí hay algunos consejos para ayudarlo a mantenerse enfocado:
- Cree un conjunto personal de límites sobre cómo y cuándo utilizará las herramientas en línea para fines no laborales y aplíquelas estrictamente.
- Ni siquiera tenga aplicaciones de comunicación abiertas a menos que necesite activamente involucrar a un colega o cliente. La mayoría de las aplicaciones pueden ejecutarse en segundo plano y notificarle si llega un mensaje importante.
- Establezca un ambiente de trabajo que haga que sea difícil distraerse. Por ejemplo, mantener los juguetes de oficina fuera de su escritorio puede eliminar la tentación de extraviarse cuando necesite un descanso mental.
Hay muchas distracciones que pueden matar la productividad, y todos responden a diferentes actividades a su manera. Tómese el tiempo para identificar lo que encuentra particularmente molesto y concéntrese en bloquear esas cosas siempre que sea posible.
Limpia tu escritorio
Esos juguetes de oficina que te ayudan a relajarte cuando necesitas pensar son geniales dentro de esos límites. Los artículos decorativos que lo ayudan a personalizar su espacio pueden hacerlo sentir cómodo y sentirse cómodo y concentrado. Los suministros de oficina (grapadoras, rollos de cinta, su teléfono, papel, bandejas, bolígrafos, etc.) ponen a su disposición las herramientas que necesita. Utilizado de la manera correcta, todas estas cosas pueden ayudarlo a ser más productivo.
El problema es que la línea entre un espacio de trabajo útil y productivo y un escritorio desordenado y distraído puede ser muy delgada. También es un límite muy personal. Dele a una persona un escritorio minimalista con una PC todo en uno y todo lo demás perfectamente en los cajones, y el espacio vacío los reconfortará. Dele ese mismo escritorio a otro trabajador, y él o ella puede encontrarlo rígido, institucional e intimidante. ¿Qué te funciona?
Experimentar con el espacio de su escritorio para encontrar el equilibrio correcto es clave, pero independientemente de su gusto personal, es importante ordenar su espacio para eliminar cosas innecesarias. Cada artículo del que no se beneficia es solo un objeto para llamar su atención y distraerlo. El estímulo constante es estresante. Encuentre la combinación adecuada de desorden acogedor y paz organizada para sus necesidades, de modo que pueda aumentar la productividad.
Por supuesto, esto es mucho más fácil si tiene un espacio de oficina dedicado. Es posible que deba establecer algunos límites para los empleados en una oficina abierta o en una configuración de cubículo semiabierto. El desorden cómodo de una persona puede ser la pesadilla organizacional de un colega.
Piense en la cultura de su empresa en torno a la expresión y personalización de los empleados en el lugar de trabajo y úsela como punto de partida para crear algunas pautas sobre la libertad que tienen los empleados. Esto les permitirá hacer lo que quieran con sus escritorios mientras mantienen un grado apropiado de limpieza y organización.
Tome medidas prácticas para aumentar la productividad
Estos consejos pueden ser formas simples y directas de ajustar sus hábitos para mejorar la productividad. Pero, tomados en conjunto, pueden transformar la forma en que aborda el trabajo cada día. Avanzar hacia una mayor productividad a menudo consiste en eliminar muchas barreras pequeñas que lo detienen.
Seguir estos consejos puede ayudarlo a aumentar su propia productividad y promover prácticas más sólidas en toda su empresa. Son un punto de partida. Siga leyendo para conocer las herramientas que pueden ayudarlo a usted y a su organización a ser aún más productivos.
Las mejores aplicaciones de productividad
Mejorar la productividad es más fácil cuando tienes las herramientas adecuadas. Imagínese tratando de barrer el piso de una cocina grande con una pala y un cepillo. Puede hacer el trabajo, pero tomaría el doble de tiempo que si tuviera una aspiradora.
Con una buena aspiradora, trabajará de manera más eficiente. Esa eficiencia puede convertirse en productividad si usa el tiempo que ahorró para realizar más trabajo en otra parte de su hogar. Use una aspiradora robot para limpiar automáticamente el piso, y su productividad puede duplicarse a medida que usa todo el tiempo que ahorra para otras tareas.
Esto es lo que pueden hacer las aplicaciones digitales modernas para su negocio. Le brindan mejores herramientas para tareas clave que a menudo sirven como obstáculos de productividad. Aquí hay un vistazo a algunas de las principales aplicaciones de productividad que pueden ayudarlo a usted y a sus empleados a hacer más:
1. Trello
es una aplicación de gestión y colaboración de proyectos que brinda a los usuarios la capacidad de organizar su trabajo de manera más intuitiva y compartir fácilmente las actualizaciones entre ellos.
La solución es tan fácil de usar que puede usarla tan fácilmente para planificar sus próximas vacaciones como lo puede hacer un proyecto complejo de varios meses que requiere la participación de una docena de partes interesadas dentro de su negocio.
Trello tiene un tablero, una lista y una estructura de tarjeta. Un tablero muestra el nombre del proyecto y sirve como tablero central para los KPI y las actualizaciones clave que se aplican a todos los miembros del equipo. El tablero es esencialmente un centro que rastrea todos los elementos que deben realizarse, las tareas que están en progreso y los problemas que se han solucionado.
Un nivel debajo del tablero es una lista. La lista compila un grupo de elementos relacionados que deben completarse, lo que le permite ver fácilmente lo que debe suceder dentro de una categoría específica. Puede usar una lista para describir un proceso complejo que debe completarse, por ejemplo, o para documentar materiales que deben comprarse, ordenados por fecha. Este tipo de flexibilidad le permite crear un grupo fácilmente escaneable de tareas relacionadas a las que los usuarios pueden acceder y obtener actualizaciones dentro de la plataforma.
Las tarjetas son aún más específicas, actúan como elementos individuales en una lista. Las tarjetas describen la tarea específica que debe completarse y proporcionan metadatos relevantes o información del proyecto que impacta esa tarea.
Un usuario de Trello puede iniciar sesión y ver rápidamente un tablero que describe el trabajo principal que debe hacerse, ya sea que esté en progreso o esté completo. Desde allí, puede saltar a listas de proyectos específicos para obtener más información sobre el progreso y priorizar lo que debe completarse. Las tarjetas reales dentro de la lista proporcionan los detalles necesarios para manejar una tarea específica.
Trello facilita el mantenimiento de la productividad al ayudarlo a organizarse y mantenerse organizado, tanto individualmente como en equipo. Si deseas conocer una alternativa gratuita a Trello, personalmente; te recomiendo Stacks un gran sustituto que es casi similar en todo a Trello.
2. Zapier
¿Cuánto tiempo suele pasar cada día moviendo una información de una aplicación a otra? Imagine que un cliente le envía un archivo adjunto con una actualización de un proyecto en curso. Debe descargar el archivo adjunto, moverlo a su aplicación para compartir archivos, abrir su aplicación para compartir archivos y usarlo para enviarlo a la cuenta de un usuario en la aplicación donde realmente realizan el trabajo.
Hacer esto de vez en cuando no es realmente un problema. Pero realizar estas tareas a la escala que muchas empresas tienen que hacer para comunicar datos relevantes a diferentes partes interesadas en una variedad de aplicaciones es una gran pérdida de tiempo. También podrá hacer más cuando pase menos tiempo en este tipo de tareas administrativas y más tiempo y energía en el trabajo que realmente crea valor para su negocio. Zapier resuelve este problema.
Zapier le permite configurar disparadores para flujos de trabajo automatizados que “Zap” la información entre aplicaciones. En el ejemplo mencionado anteriormente, Zapier reconocería un nuevo correo electrónico con un archivo adjunto como desencadenante, copiaría el archivo adjunto a una aplicación para compartir archivos y lo alertaría del proceso en una aplicación de colaboración. Esto mueve los datos al lugar correcto mientras lo mantiene al tanto y lo ayuda a evitar trabajos administrativos innecesarios.
La automatización no siempre tiene que ser un proceso complejo y técnicamente abrumador. Zapier le brinda las herramientas para crear flujos de trabajo de automatización simples y optimizados que no requieren experiencia en desarrollo y le permiten automatizar una tarea en solo unos minutos. La solución se integra con más de 1,500 aplicaciones, incluido JotForm.
Hoy, la productividad es a menudo una cuestión de dar a las personas acceso a los datos correctos en el momento adecuado. Cuando los usuarios tienen que registrar datos manualmente, volver a ingresar la información en varios lugares o cambiar de una aplicación a otra para obtener la información que necesitan, terminan trabajando más lentamente y distrayéndose más fácilmente. La precisión y la calidad de los datos también pueden surgir en esta situación.
Herramientas como Zapier lo ayudan a eliminar estas preocupaciones a través de una automatización sencilla que le permite compartir datos con facilidad.
3. Slack
Si hacer llegar los datos a las personas adecuadas en el momento adecuado es una parte esencial para reforzar la productividad, entonces desarrollar estrategias para una comunicación más clara y compartir información en una amplia gama de procesos y tipos de archivos es igualmente crítico.
No puedes automatizar todo. Los empleados a menudo necesitan tener conversaciones sobre el trabajo que están haciendo. Pero en los viejos tiempos de las herramientas digitales de nivel de entrada, las personas a menudo usaban una aplicación para atender una llamada de conferencia, abrir su propia versión del archivo y hablar sobre ediciones mientras trataban de mantenerse al día. Todo el mundo estaría haciendo cambios en su versión del archivo, o un tomador de notas se encargaría de eso, y luchando para mantenerse al día con una conversación natural.
Los sistemas de administración de archivos y datos dispares dificultan la conexión de diferentes archivos a proyectos y tareas específicos, lo que agrega complejidad a la colaboración y perjudica la productividad. Slack apunta a este problema, brindando a las empresas un centro social centralizado donde los empleados pueden
- Participe en chats de texto para discutir temas clave o proporcionar actualizaciones sobre proyectos.
- Cree foros internos para discutir lo que está sucediendo en el lugar de trabajo (desde un foro que discute los mejores bocadillos para la oficina hasta un lugar serio para discutir ideas para el desarrollo de productos, los foros pueden proporcionar lugares intuitivos y totalmente buscables para comunicarse).
- Adjunte archivos a proyectos, conversaciones o entradas de foros para garantizar que las personas obtengan los datos que necesitan para colaborar.
- Controle las autorizaciones y el acceso a conversaciones, archivos compartidos e incluso partes de foros para garantizar que solo los empleados autorizados puedan acceder a los datos que se comparten, al tiempo que facilita a aquellos con acceso obtener información.
- Muévase entre varios métodos de comunicación: chat de texto, foros, llamadas de voz, videollamadas, compartir pantalla, etc., todo dentro de la misma aplicación.
Las brechas de colaboración son a menudo obstáculos de productividad. Cuando sus empleados no puedan compartir información de manera efectiva o conectarse entre sí, trabajarán por su cuenta. Esto puede conducir a un intercambio de información deficiente y crear silos operativos que dejan a las personas trabajando en las mismas tareas pero de diferentes maneras. Este tiempo y esfuerzo desperdiciados pueden ocasionar pérdidas financieras o algo peor.
Las aplicaciones de colaboración modernas están diseñadas para facilitar que las personas se comuniquen de manera que se alineen con sus flujos de trabajo diarios. En lugar de tener que abrir aplicaciones separadas o saltar entre interfaces, todo está en el mismo lugar, lo que simplifica la colaboración y aumenta la productividad.
La idea de “trabajar de manera más inteligente, no más difícil” a menudo se trata de mejorar la eficiencia. Pero también afecta su capacidad de producción, ya que los empleados que evitan los errores fáciles causados por la falta de comunicación pueden hacer más porque dedican menos tiempo a la resolución de problemas e intentan descubrir cómo evitar errores en el futuro.
4. Doist
En muchos casos, la productividad se trata de simplificación. La programación de bloques simplifica el trabajo al ayudarlo a centrarse en áreas específicas de trabajo durante un período prolongado de su tiempo. Limpiar su escritorio elimina cosas innecesarias, lo que le permite concentrarse y evitar distraerse con desorden o artefactos. La integración de datos entre aplicaciones le permite simplificar las operaciones al garantizar que la información llegue a los usuarios donde están para que no tengan que moverse entre un conjunto de servicios diferentes.
La simplicidad es a menudo un camino hacia la productividad porque ayuda a los usuarios a centrarse en la tarea en cuestión y realizarla rápidamente. Doist es una marca dedicada a la simplicidad, y ayuda a las empresas a simplificar el trabajo principalmente a través de dos soluciones:
5. Todoist
En su forma más simple, Todoist es una lista digital de tareas pendientes. Se basa en esa funcionalidad a través de herramientas de mensajería, gestión de proyectos y uso compartido de archivos, asegurando que pueda realizar un seguimiento de lo que necesita hacer y simplificar la planificación, las tareas asignadas y el seguimiento del progreso, todo en tiempo real.
6. Twist
Si Todoist toma la idea de una lista de tareas y la simplifica para que pueda concentrarse en las tareas principales, entonces Twist trae esa misma filosofía a la comunicación. Muchas herramientas de colaboración empresarial facilitan que los colegas se reúnan en un solo lugar y trabajen en un proyecto común. Pero esa escala de operaciones a menudo puede conducir a un cierto caos ya que todos intentan mantenerse al día con todas las tareas que suceden al mismo tiempo.
Twist proporciona una plataforma de colaboración simplificada y minimalista que le permite poner conversaciones en un solo lugar, organizadas por tema o tema, para mantener todo coordinado y coherente.
Si bien Doist se centra en la simplicidad, no lo hacen en detrimento de la sofisticación y la funcionalidad.
El enfoque de Doist en la productividad tampoco se trata solo de sus soluciones. Trabajan para modelar la productividad digital en sus propias operaciones, y han utilizado una combinación de JotForm y Zapier para ayudar a simplificar el proceso de solicitud para su programa de descuento sin fines de lucro. Compruébelo para ver cómo las aplicaciones de productividad combinadas y combinadas pueden ayudarlo a resolver puntos críticos de operación y promover mejores operaciones en su negocio.
Usando aplicaciones para dar pasos reales de productividad
Solo hay mucho que puede hacer para mejorar la productividad a través de la optimización de procesos, la programación y estrategias similares. En algún momento, sus empleados se encontrarán con una situación en la que podrían hacer más cosas más rápido, pero sus tecnologías los limitan. Si sus empleados no pueden compartir datos fácilmente o si tienen que lidiar con aplicaciones heredadas engorrosas para tareas clave, el resultado es una productividad disminuida.
Invertir estratégicamente en nuevas aplicaciones de productividad puede ayudarlo a lograr un progreso real hacia ganancias de productividad sostenibles. Las soluciones adecuadas pueden llevar datos a los usuarios de manera más intuitiva y equiparlos para trabajar de una manera más flexible y natural. Esto crea una mayor sensación de libertad para los empleados, ayudándolos aún más a ser más productivos.
El mejor software de productividad
Las aplicaciones de productividad son excelentes para resolver problemas específicos. Proporcionan a los usuarios herramientas que pueden recoger y guardar a medida que cambian sus necesidades diarias.
El software de productividad presenta una oportunidad diferente. A menudo sirve como un centro central para el trabajo. Las plataformas de correo electrónico proporcionan herramientas de comunicación, mensajería y colaboración. Los procesadores de texto, las hojas de cálculo y las herramientas de bases de datos permiten a los usuarios crear, editar y administrar información dentro de la empresa.
El software de productividad es fundamental para ayudar a sus empleados a hacer más, y encontrar la solución adecuada para su precio y necesidades es clave. La buena noticia es que las tecnologías en la nube están haciendo que las herramientas poderosas sean más accesibles que nunca, brindando funcionalidad de clase empresarial a las pequeñas empresas. Estas son algunas de las herramientas más notables que cumplen con esta promesa:
1. Oficce 365
Casi todos los profesionales han trabajado con Microsoft Office. Muchos usaron Word y PowerPoint en la escuela, y Excel fue su primera exposición importante a las hojas de cálculo. En el pasado, las empresas tenían que comprar una licencia de software costosa para cada usuario, en muchos casos pagando por el acceso a aplicaciones específicas de productividad basadas en Office que sus empleados podrían no necesitar.
El costo de Office for Business llevó a muchas organizaciones a buscar opciones alternativas, incluso diferentes paquetes de Office, que proporcionaban funcionalidades clave a un costo menor. Pero en los viejos tiempos de las instalaciones individuales de Office en máquinas de usuarios finales, las empresas también necesitaban soluciones como Sharepoint para ayudarles a compartir archivos y colaborar. El resultado fue un ecosistema de productividad complejo y tecnológicamente especializado que muchas pequeñas empresas simplemente no podían justificar.
Office 365 cambió todo esto. Se entrega como un servicio de suscripción. No necesita comprar licencias de oficina a granel. En cambio, puede pagar una pequeña tarifa mensual por cada usuario en el sistema. Esto le permite mantener bajos los costos de entrada mientras accede a algunas de las mejores soluciones de productividad del mercado. Office 365 para empresas incluye
- Outlook: una potente aplicación de correo electrónico con funciones sólidas de colaboración y gestión de horarios
- OneDrive: una solución para compartir archivos líder en la industria
- Word: quizás la aplicación definitiva de procesamiento de texto convencional
- Excel: una solución de hoja de cálculo poderosa y sofisticada
- PowerPoint: una herramienta de creación de presentaciones que se ha vuelto tan prominente que las presentaciones digitales a menudo se denominan “PowerPoints” de forma predeterminada, incluso si no están integradas en PowerPoint
- Editor: una plataforma de publicación avanzada que se basa en Word con capacidades de publicación especializadas para empresas que buscan crear activos impresos o digitales visualmente llamativos
- Acceso: una solución de base de datos que se puede utilizar para crear fácilmente bases de datos personalizadas sin codificación
Estas aplicaciones forman la base de Microsoft Office 365 para empresas, pero hay más soluciones disponibles en niveles de suscripción más altos. La opción de suscripción flexible permite a las empresas utilizar herramientas potentes de una manera más accesible. Microsoft también ofrece opciones de compra únicas para aquellos que prefieren obtener Office de esa manera.
Dejando a un lado todos estos detalles, Office 365 puede ser una gran solución de productividad en gran parte porque proporciona el poder, la funcionalidad y la interfaz de las herramientas de Microsoft al tiempo que permite un intercambio de datos más fácil e integración con herramientas de colaboración modernas. Office 365 permite a los usuarios
- Acceda a aplicaciones y archivos en múltiples dispositivos sin tener que compartir archivos manualmente; el trabajo está asociado con el usuario, no con el dispositivo
- Comparta información fácilmente dentro de las interfaces de la aplicación, ya que todo Office 365 está integrado, y las aplicaciones dentro de la plataforma permiten a los equipos ver y acceder a archivos compartidos con facilidad
- Aproveche las sólidas herramientas de seguridad en el back-end para administrar y compartir datos sin tener que preocuparse por los onerosos protocolos de seguridad.
Microsoft Office ha sido durante mucho tiempo un líder de la industria en impulsar la productividad en el lugar de trabajo. Si bien las soluciones emergentes están comenzando a desafiar a este gigante de la industria, la creciente importancia de Office 365 destaca cómo la compañía se ha movido con éxito a la era de la nube y se ha mantenido como un jugador poderoso en el espacio de productividad actual.
2. G Suite
es la respuesta de Google a Microsoft Office 365. Surgió en los primeros días de la nube como una forma simple para que las empresas accedan a aplicaciones de productividad a través de una interfaz web central. Hacía que las soluciones de procesamiento de texto, hojas de cálculo, calendarios, correo electrónico y presentaciones estuvieran disponibles en un solo lugar. Google Drive proporciona un centro central de almacenamiento de datos y archivos, mientras que aplicaciones como Google Docs, Google Slides, Gmail y Google Sheets proporcionan herramientas comparables a Office 365.
No profundizaremos en las sutiles diferencias de características entre G Suite y Office 365, ya que las aplicaciones a menudo son similares y las distinciones, aunque a veces significativas, son con frecuencia una cuestión de preferencia. En última instancia, ambas soluciones pueden aumentar la productividad a través del acceso a aplicaciones de productividad intuitivas y fáciles de usar que permiten a sus empleados crear contenido de manera eficiente.
Mientras que Office 365 se destaca por su legado: los usuarios están familiarizados con su interfaz y ofrece una amplia gama de herramientas particularmente potentes debido, en parte, a su antiguo papel como líder de la industria, G Suite es notable porque está construido a partir de preparado para el mundo centrado en la nube de hoy.
En algunos casos, esto da como resultado conjuntos de características más optimizados en las aplicaciones de G Suite, donde algunas soluciones sacrifican capacidades más sofisticadas en favor de facilitar el acceso de los usuarios a las funciones más importantes. Pero el resultado más destacado del primer enfoque de Google en la nube para G Suite es su integración dentro de la plataforma Google Cloud más grande.
Google ofrece una amplia gama de soluciones para todo, desde aplicaciones de mapeo especializadas hasta herramientas de big data e inteligencia artificial. Estas tecnologías se basan en el acceso a datos precisos de todas las partes de una empresa en una plataforma centralizada. Google Cloud Platform se integra completamente con G Suite: cualquier aplicación de Google que use en una parte de su negocio generalmente puede compartir datos, al menos en algún formato, con otra aplicación. Esto hace que sea mucho más fácil compartir información entre líneas de negocio.
Google Cloud Platform está emergiendo como una poderosa herramienta de productividad debido a lo fácil que es compartir datos, lo que incluye permitir que múltiples usuarios interactúen con archivos en tiempo real.
La productividad a menudo depende de la transformación digital. Cuanto más fácil sea para sus empleados compartir información y colaborar, más productivos serán. G Suite está diseñado para soportar este tipo de innovación digital de extremo a extremo.
3. Airtable
Muchos sistemas de software tradicionales dejaron mucho que desear en lo que respecta a la flexibilidad. Si ha estado operando un negocio por un tiempo, probablemente pueda recordar los días en que compró el software, pasó tiempo instalándolo en máquinas, capacitando a sus usuarios para que lo usen y luego alineando sus procesos comerciales con lo que el software le permite hacer.
Muchos profesionales han estado en situaciones en las que saben que pueden mejorar un proceso o aumentar la productividad, pero su tecnología les impide enviar los datos correctos a las personas adecuadas o los ralentiza porque no pueden colaborar de manera efectiva. Trabajar dentro de los límites del software preconstruido que puede adaptarse a su industria, pero no a su negocio, puede poner un límite a su productividad. Airtable ayuda a las empresas a superar ese límite al combinar las capacidades de las soluciones comunes de productividad en una solución de productividad y gestión de proyectos totalmente personalizable.
Airtable reúne capacidades de hojas de cálculo y bases de datos para ayudar a los usuarios a organizar sus operaciones de una manera que se alinee con su forma de trabajar. A nivel empresarial, puede crear procesos y flujos de trabajo personalizados y documentarlos en el software. Airtable contiene datos, archivos y herramientas relevantes para ayudar a los usuarios a interactuar con el proceso. A partir de ahí, los miembros del equipo pueden crear nuevas tareas y proyectos en una variedad de formatos, que incluyen
- Cuadrículas que muestran el trabajo basado en el estado del proyecto
- Calendarios que detallan los plazos del proyecto y proporcionan visibilidad inmediata del progreso
- Tableros Kanban que organizan proyectos en varias etapas y facilitan la identificación rápida de tareas que deben completarse o problemas que deben resolverse
- Formularios que proporcionan datos esenciales y dan a los usuarios herramientas para actualizar proyectos y compartir información con otros.
Airtable proporciona flexibilidad y personalización para que sus equipos puedan organizar proyectos y datos de la manera más eficiente para sus necesidades. Esto, a su vez, impulsa la productividad.
JotForm puede agregar aún más a su proyecto de Airtable, ya que puede integrar nuestros formularios para enviar datos a diferentes componentes de la interfaz de Airtable. Esto elimina la necesidad de ingreso manual de datos y extrae información directamente de los envíos de formularios digitales, como encuestas o inspecciones de servicios de campo, en Airtable.
Los datos nos mantienen operando a plena capacidad cuando tenemos acceso a ellos. Pero cuando los datos que necesitamos no están disponibles, nuestro trabajo se ralentiza. Con JotForm y Airtable trabajando juntos, puede proporcionar a los usuarios los datos que necesitan en un formato que se ajuste a los proyectos en los que están trabajando.
4. Asana
Al igual que Airtable, Asana es una herramienta de gestión de proyectos que ayuda a los usuarios a rastrear el progreso de las tareas clave y compartir datos en tiempo real. Pero cuando Airtable se basa en la filosofía de promover la flexibilidad y la personalización, Asana se centra en el trabajo en equipo.
El viejo dicho, “El trabajo en equipo hace que el sueño funcione”, es un cliché por una razón, y no solo porque es increíblemente cursi. Las empresas dependen cada vez más de procesos que son demasiado complejos y especializados para que cualquier individuo los maneje por sí solo. Una sola ejecución de producción en una pequeña planta de fabricación puede requerir personas con experiencia en el abastecimiento de materiales, gestión de almacenes, programación de producción, programación de máquinas, pruebas de control de calidad y embalaje y envío. Y eso solo cubre la creación real de un bien, no la investigación de mercado, las ventas, el marketing y el trabajo de marca detrás de él.
La complejidad ejerce una gran presión sobre la productividad porque los equipos, por su naturaleza, son menos eficientes que los individuos. Una sola persona puede bajar la cabeza, desconectarse de las distracciones y potenciar una tarea. Un equipo necesita escuchar las aportaciones de las partes interesadas, coordinar actividades para evitar el trabajo duplicado, compartir actualizaciones sobre el progreso y pasar tareas entre múltiples usuarios.
El software que se enfoca en la funcionalidad de administración de proyectos puede ayudar a los equipos a ser más productivos, a su vez ayudando a su negocio a hacer más. Asana es un excelente ejemplo de esta tendencia, ya que el software está diseñado explícitamente para equipos que manejan proyectos complejos con múltiples partes interesadas.
La interfaz de Asana es muy visual. Su diseño facilita ver la forma en que las diferentes tareas se relacionan entre sí y cómo esas relaciones afectan los plazos. Los gerentes pueden ver fácilmente el progreso en cualquier momento, identificar qué empleados están retrasando un proyecto y resolver problemas antes de que se intensifiquen.
Asana es particularmente adecuada para equipos creativos o entornos de trabajo con demandas similares: compartir grandes cantidades de información y depender de múltiples partes interesadas para realizar diversas porciones de proyectos para crear un producto o campaña final. Asana también cuenta con
- Herramientas de automatización incorporadas para eliminar tareas tediosas.
- La interfaz basada en el calendario se muestra para mantener a todos al día
- Soluciones de seguimiento objetivo que facilitan priorizar el trabajo y supervisar las operaciones a un alto nivel
- Informes de datos en tiempo real para estar al tanto de las cargas de trabajo y garantizar que los empleados estén debidamente equipados para realizar el trabajo.
- Integraciones con una variedad de soluciones, incluidas herramientas de Microsoft, Google y JotForm
La integración de JotForm con Asana, envía automáticamente información de los envíos de formularios a los miembros del equipo como tarea, proyecto o conversación dentro de la aplicación, según el formato que mejor se ajuste. JotForm le permite recopilar datos de empleados, contratistas o clientes en una amplia gama de formatos, incluidas plantillas y formularios personalizados. La integración con Asana le permite tomar los datos creados en estos formularios y entregarlos a los usuarios de una manera intuitiva que los ayuda a trabajar juntos al garantizar que nadie quede en la oscuridad.
El trabajo en equipo es esencial para realizar un trabajo de calidad en el complejo mundo empresarial actual. Pero reunir personas con habilidades especializadas para colaborar rara vez es fácil. Herramientas como Asana ayudan a sus equipos a trabajar juntos, eliminando puntos clave de dolor que limitan la productividad.
5. monday.com
Al igual que Airtable y Asana, monday.com es una solución de gestión de proyectos que brinda a los empleados y gerentes una visión del trabajo diario. La solución tiene una interfaz bastante minimalista, lo que facilita ver rápidamente proyectos en toda la empresa. Al brindar la información más importante a los miembros correctos del equipo, monday.com aumenta la productividad.
En muchos sentidos, mejorar la productividad en la era digital es una cuestión de eliminar el desorden de datos. Muchas personas son bombardeadas con información, dejándolas abrumadas y limitando su productividad. monday.com tiene como objetivo aliviar esta carga facilitando la planificación del trabajo, el seguimiento y la colaboración con los miembros del equipo sin crear demasiado desorden.
Puede personalizar la interfaz para su negocio. Cuenta con una amplia gama de herramientas de informes y se integra con aplicaciones comunes de productividad, incluidas las soluciones de Microsoft, Google, Slack, Trello y Zapier.
Impulsando la productividad en la era de la transformación digital
La transformación digital está cambiando la forma en que las empresas abordan la productividad. Cuando el uso generalizado de las computadoras personales hizo que la tecnología digital fuera accesible, las empresas tendieron a usar software y aplicaciones para satisfacer demandas operativas específicas, combinando una variedad de soluciones. Dado que solo ciertas partes del negocio dependían de herramientas digitales, y muchas aún dependían de procesos manuales en papel, esto funcionó. Pero el acceso generalizado a la banda ancha, la computación en la nube y los dispositivos móviles ha cambiado la forma en que los consumidores interactúan con las marcas y cómo las empresas se relacionan entre sí.
En esta nueva era del trabajo digital, las tecnologías aisladas que no se comunican entre sí se vuelven problemáticas desde una perspectiva de productividad. Cuando los usuarios cambian constantemente entre soluciones para obtener los datos que necesitan para las principales tareas de trabajo, a menudo se sienten abrumados por la cantidad de cosas que necesitan hacer y los sistemas que tienen que usar para completar el trabajo.
La transformación digital se trata de reunir soluciones, proporcionando acceso en cualquier momento y en cualquier lugar a datos críticos. JotForm hace esto mediante la captura de datos a través de formularios en línea. Al integrarnos con varias aplicaciones y servicios de productividad, hacemos que esos datos sean accesibles. Este mismo tipo de intercambio de datos está ocurriendo en todo el panorama digital, impulsando ganancias de productividad que ayudan a las empresas a hacer más.
Por supuesto, las aplicaciones y el software digitales no resuelven todos sus problemas, pero los líderes empresariales de hoy necesitan combinar estrategias de organización personal probadas y verdaderas con tecnologías digitales para maximizar la productividad. Ya sea que esté buscando hacer más cosas usted mismo o empoderar a sus equipos para que sean más productivos, tiene muchas opciones a su disposición.
En última instancia, encontrar la clave de la productividad es un asunto altamente personal y específico de la organización. Diferentes equipos en diferentes industrias se enfrentan a desafíos únicos y dinámicas de trabajo que afectan su capacidad para completar el trabajo. Al combinar estrategias creativas de productividad con aplicaciones y software, puede encontrar una combinación de soluciones que lo ayudarán a usted y a sus empleados a ser lo más productivos posible.
JotForm puede ayudarlo en este viaje, con formularios digitales personalizables que lo ayudan a recopilar datos y compartir información. Si desea obtener más información sobre cómo hacemos esto posible, nos encantaría hablar. Contáctenos hoy o consulte nuestra colección de plantillas preconstruidas para tener una mejor idea de cómo funcionan nuestros formularios digitales.