A medida que más y más empresas eligen seguir el camino Agile, existe una creciente apreciación de los muchos beneficios transformadores que puede proporcionar este innovador conjunto de métodos.
Agile representa una desviación radical de los procesos tradicionales de gestión de proyectos en silos. Elimina los sistemas y procesos heredados, infundiendo flexibilidad y la voluntad de aceptar el cambio.
Con una red de equipos multifuncionales que trabajan en conjunto para ofrecer productos y servicios que están estrechamente alineados con las expectativas cambiantes del mercado, se garantiza que Agile entregará rápido, optimizará los recursos y maximizará el valor.
El primer paso para adoptar un modelo operativo Agile es preparar el escenario, sentar las bases donde la flexibilidad, la innovación y la adaptabilidad puedan prosperar: El entorno Agile.
¿Cómo puede una organización crear un entorno fluido que fomente la mentalidad ágil y se alinee fácilmente con el cambio? Vamos a averiguar.
Ser ágil
En esencia, Agility es mucho más que un conjunto de principios y procesos; y para cosechar los beneficios de esta metodología, es muy importante que todos participen con la mentalidad ágil.
Lo que esto significa es que para hacer Agile, primero debes ser ágil. ¿Qué significa esto exactamente?
El diccionario define Agilidad como ‘la capacidad de moverse rápida y fácilmente’. Y esta es, de hecho, la esencia de lo que se trata ser Agile.
En pocas palabras, la agilidad en la gestión de proyectos es la capacidad de moverse con rapidez, facilidad y adaptarse a las circunstancias cambiantes. Cuando los requisitos del proyecto cambian, el equipo debe analizar el cambio y corregir el curso según sea necesario para que puedan mantenerse al tanto de las necesidades del cliente.
Para hacer todo esto, deben estar a bordo con la mentalidad ágil. Como dijo Steve Denning, autor del libro The Age of Agile: “(Agile) es un cambio de mentalidad de un enfoque jerárquico burocrático de arriba hacia abajo a una forma muy diferente de pensar y actuar en las organizaciones. Si no tienes la mentalidad ágil, te equivocarás”.
Lo que esto implica es un cambio completo en la forma en que pensamos y hacemos las cosas. Cuando el equipo sigue ciegamente los procesos sin comprender e internalizar los valores centrales de Agile, es poco probable que la transformación de Agile tenga éxito.
¿Qué hace un entorno ágil?
Agile sigue cuatro valores, que informan y guían todos los procesos y prácticas en un entorno Agile.
Estos son:
- Individuos e interacciones sobre procesos y herramientas
- Software de trabajo sobre Documentación completa
- Colaboración con el cliente sobre la negociación del contrato
- Responde al cambio sobre el siguiente plan
Como se indica en el Manifiesto, ¡no es que los artículos de la derecha no estén valorados! Es solo que los elementos de la izquierda se valoran más , y eso es lo que genera agilidad.
Un entorno ágil, por lo tanto, es aquel que fomenta y apoya una cultura que alienta a los equipos a trabajar en colaboración para lograr objetivos, mientras implementa el marco Agile y sigue sus valores y principios.
Los entornos ágiles ayudan a los equipos a ser ágiles, aceptar el cambio y adaptarse a los requisitos cambiantes, lo que aporta innovación y creatividad al ciclo de vida del desarrollo. Un entorno ágil garantiza que se sigan los valores ágiles.
Características de los entornos ágiles
Centrarse en el cliente
Los enfoques ágiles tienen al cliente directamente en el centro de atención en todo momento. Se enfatizan las necesidades del cliente y la máxima prioridad del equipo es satisfacer al cliente a través de entregas rápidas y tempranas de valor incremental. La retroalimentación de las partes interesadas se solicita en cada etapa y se incorpora en iteraciones posteriores. Al mantener informados a todos los que importan, se garantiza la satisfacción del cliente.
Abrazando el cambio
Agile tiene que ver con aceptar el cambio. Incluso al final del ciclo de desarrollo, si hay un cambio en los requisitos o características, el equipo debe retractarse y adaptarse al cambio, en lugar de apegarse a un plan rígido y predefinido. Se requiere que el equipo sea ágil, se adapte y pivote para adoptar circunstancias nuevas y cambiantes.
Dejando espacio para la innovación
Agile no aplica un método de corte de galletas a la gestión de proyectos; más bien, deja espacio para la flexibilidad y la innovación. Los equipos de agile trabajan en estrecha colaboración, intercambian ideas para encontrar soluciones y trabajan en equipo para generar ideas innovadoras. Agile alimenta nuevas formas de pensar y crea productos y servicios brillantes e ingeniosos que están muy por encima de la competencia.
Centrarse en la mejora de procesos
Los métodos ágiles son una opción natural para proyectos donde la alta calidad es un enfoque clave. Las técnicas ágiles ayudan a los equipos a mejorar sus procesos en un ciclo continuo, donde se inspeccionan, reflexionan y adaptan al final de cada iteración. Los eventos de mejora de procesos, como revisiones y retrospectivas, se integran en cada ciclo, y los equipos mejoran y brindan valor en cada etapa.
Trabajando en iteraciones
El enfoque iterativo adoptado por Agile se centra en entregar valor incremental en etapas, en lugar de todo a la vez al final, como ocurría con los procesos tradicionales. Cada iteración tiene un límite de tiempo, generalmente con ciclos de 2 semanas, y hay una liberación de valor al final de cada ciclo. Por lo tanto, el producto se refina sucesivamente y su calidad se mejora continuamente.
Colaboración
Todos los equipos ágiles trabajan juntos en colaboración hacia un objetivo común compartido. Lo hacen a través de responsabilidades compartidas y rendición de cuentas para entregar productos de valor y alta calidad, como equipo. Desde la definición de tareas y la estimación del esfuerzo hasta el desarrollo, la prueba y el lanzamiento, el equipo está estrechamente alineado entre sí para cumplir los objetivos compartidos.
Ejemplos de entornos ágiles
Un ejemplo de una organización que ha adoptado con éxito el concepto de un entorno Agile es Google. La oficina de Mountain View de Google alberga espacios de trabajo que son fluidos, con mucho espacio para la colaboración funcional. Con menos espacio asignado a individuos y más espacio diseñado en torno a equipos colectivos, los equipos de Google tienen un espacio de trabajo positivo y emocionante que es fluido y dinámico y apoya la creación de valor en conjunto.
Las mesas comunes en espacios abiertos fomentan las reuniones de pie, mientras que las salas de proyectos en la periferia tienen herramientas para talleres grupales. Los equipos pueden usar salas de equipo dedicadas con superficies de pared en las que se puede escribir y áreas de visualización donde se pueden realizar sesiones de lluvia de ideas.
Facebook, LinkedIn, Airbnb, Salesforce y otras organizaciones con visión de futuro también han reconocido la importancia de proporcionar a sus empleados una infraestructura y espacios creativos y colaborativos que ayuden a fomentar la innovación y a impulsar la productividad.
¿Cómo crear un entorno físico ágil?
Una organización que quiera volverse ágil puede comenzar ofreciendo un entorno propicio; uno que equipa a su fuerza laboral con la infraestructura física y las herramientas adecuadas. Pueden hacerlo de varias maneras:
Al colocar el equipo
Un equipo colocado que puede mantener conversaciones cara a cara está en la mejor posición para colaborar bien. Cuando los equipos están en el mismo espacio físico, se potencia la confianza, se fomenta la comunicación y el resultado es la transparencia. Idealmente, un espacio de trabajo no debería tener ninguna jerarquía, con estaciones de trabajo de planta abierta que permitan a las personas colaborar más fácilmente. Pueden obtener aclaraciones de inmediato en lugar de esperar respuestas en línea, y pueden ayudarse mutuamente cuando se encuentran en una situación difícil.
Sin embargo, en el mundo actual, la colocación de equipos no siempre es una opción. Los equipos que están distribuidos en zonas geográficas y zonas horarias pueden aprovechar las herramientas de colaboración en línea como Teams, ProofHub, Trello, Asana, etc. para permanecer en la misma página y mantenerse en contacto en tiempo real.
Establecer un espacio físico dedicado
Los equipos que están en la misma ubicación se desempeñarán mejor cuando tengan una sala de equipo dedicada donde puedan trabajar juntos en estrecha proximidad. Se puede configurar una pared con pizarras y tableros pin up para la colaboración en equipo, el mapeo de tareas, etc.
El espacio se puede configurar para aumentar la productividad; las estaciones de trabajo alrededor del borde de la sala y una mesa de conferencias en el medio funcionarán bien.
Mantenga al equipo a salvo de distracciones
Cualquier distracción externa, como la interferencia de la gerencia, consultas sobre otros proyectos, etc., desviará al equipo y obstaculizará en gran medida el progreso. Es responsabilidad del scrum master suavizar todas y cada una de esas obstrucciones, y algunas de las formas en que esto se puede hacer se enumeran aquí:
- Evite la multitarea
- Trabaja en un objetivo a la vez
- Deje que el equipo descubra quién trabaja en qué
- Bloquea cualquier distractor externo
Las distracciones agotarán el enfoque del equipo y darán como resultado una pérdida de tiempo, energía y esfuerzo.
Equipar al equipo con las herramientas adecuadas
No hay escasez de herramientas de mejora de la productividad que puedan ayudar a un equipo a mantenerse al día con respecto a los cronogramas, el presupuesto y los recursos. Algunas herramientas que mejorarán la productividad del equipo e impulsarán el progreso son:
- Zepel
- Sí
- Github
- wrike
- Trello
Conclusión final
Como cientos de organizaciones han descubierto para su deleite, una transformación agile da como resultado un impacto positivo real y duradero. Cuando se hace bien, Agile puede empoderar a las organizaciones para superar a la competencia, adaptarse a escenarios de mercado cambiantes, trabajar en soluciones innovadoras para problemas cotidianos y maximizar el valor continuamente.
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